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    傀儡

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    外贸这个行业,说白了细节决定成败。但是如果你连邮件的细节都做不好,凭什么让老外信任你,把订单下给你。
    本文是细节文字型,请大家耐心看完。

    1、密送/qun发独显
    比如,打算qun发一些推广新品的邮件给客户,如果忘记点qun发独显,所有的客户都能看到其他客户,这样很容易造成客户资源泄露,这是非常严重的低级错误,而且给客户一种非常粗心的印象,真的要避免。

    2、空格和标点符号要规范
    首字母大写,英文要用半角。请注意:英文里面没有分号。英文标点后面要直接空一格。
    可能你对这些细节嗤之以鼻,觉得无关痛痒。但是细心的人一看到这些是相当不舒服的,那何况是地地道道说外语的老外呢? 所以这样的毛病一定要改。

    3、慎用大写
    欧美文化里,大写意指大喊,在投诉邮件里常见。无端使用大写,是很不礼貌的行为。
    但是在以下两种情况可以考虑部分单词大写:
    a) 起强调作用,比如Please treat it as URGENT.
    b) 醒目,让客户注意得到,比如This model is with ONE YEAR'S WARRANTY. 这个型号1年保质期,突出保质期为1年。
      
    4、字体及字体大小
    常见的商务邮件字体包括Georgia, Calibri, Arial 还有Corbel. 字号10-12为佳。
    当注意到客户习惯性用与你不一致的字体,可以在你复邮的时候,跟循他/她的字体,照顾对方的习惯,也不失为一种细心和体贴。

    5、字体加粗的用法
    示例
    × To ensure that you receive the goods on time, please arrange payment as soon as possible.
    √ To ensure that you receive the goods on time, please arrange payment as soon as possible.
    加粗,能突出重点,让客户一眼注意到。那正确的加粗姿势是什么样的呢?利于客户的方面更适合加粗。

    6、邮件主题更换
    客户发了一封询盘给你Inquiry for XX,回复主题应该是Re: XX Quotation-20180918,最好是把客户的原文附上,方便客户查看之前发过的内容。
    邮件回复多了,邮件标题会出现很多个Re,应删掉多余的Re,以免标题太长,有些小伙伴的标题实在惨不忍睹,Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: XXXXX,反正小编看到这种标题是看不下去的。
    标题内容也需要根据内容更改。当客户看到你的主题,可以清楚知道邮件的大概内容,有些大客户很忙,醒目的主题可以帮他们迅速抓取重要邮件,提高工作效率,他也会觉得你很用心。

    7、邮件的内容应有适当的提醒
    As soon as I receive your confirmation on the
    samples, I'll proceed with the mass production immediately.
    你一确定样板,我马上安排大货。意思是你不确认,我就不能进行大货生产。
    Please let me know about your thoughts. I'll follow up as you suggest. 意思是以你的意见为准。

    8、附件请重新命名
    切记不要出现qq截图20180918,或者JPG008之类的图片名。
    如果同时发送多个附件,请把附件名字一一按照文件内容重命名好,方便客户查看,体现自己的细心与专业。

    9、内容传递负面消息的时候,尽量使用长句
    调查数据表明,稍长的句子,能降低坏消息对情绪方面的影响。
    1)The shipment will be delayed for a week.
    2) Sorry to inform you that the shipment has to be delayed for a week. I will keep you updated about the status.
    第二句话更长,语气也更委婉。长句更适合于货期延误,涨价中或者其他不利的因素。

    10、长邮件应该控制好段落
    移动互联时代,绝大部分人没有太大耐心去阅读长篇大论,所以控制好邮件长度,更要把握好读者体验。
    以项目符号分点,或将段落长度控制在5-6行左右,会更让人有阅读欲望。

    11、及时回复
    I will give you a reply as soon as I reach my office.
    一到公司,会马上回复。
    Currently I'm at the fair. Will get back to you by tomorrow.
    现在我在展会上,明天之前回复到你。
    无视对方的邮件是不明智的。如果事情很紧急没有办法当下完成,也应该告诉客户大概的时间,以免客户一直焦虑。

    12、不要花样秀语法
    真诚是可以通过文字传递的,打动客户的不是语法而是邮件的真诚。不同国家的客户,邮件风格要跟随客户去换。
    不要对着母语不是英语的客户说长篇大论,客户看着很累,能短就短,能一句话说清就不要两句话。有些外贸喜欢用高级从句跟客户发邮件,殊不知会适得其反。
    如果是小语种,可以用谷歌翻译,前面放客户的语言,后面放英语。客户看到这种邮件会更加容易接受,提高沟通积极性。

    13、邮件风格视客户而定
    很多人还在纠结到底是要用dear还是Hi,邮件到底是长还是短。
    一般来说,跟着客户的邮件风格是最好的。倘若客户邮件很长,你也可以相应的长;如果客户是惜字如金,且直奔主题,那么你也要直奔主题,少做寒暄。

    14、重要邮件,考虑对方时差
    比如大项目的方案,报价或者合同之类的邮件,应该考虑对方时差,在对方上班时间发送出去,这样一来确保在正确的时间能够让他及时看到邮件,也能让对方及早回应你。

    欢迎关注“北京网聚电商”公众号,更多外贸干货和资讯,每天与你一同进步

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    cn1524534546edir

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    C

    cn****hdp

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    用户被禁言,该主题自动屏蔽!

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    哈萨克俄罗斯专线

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    zz

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    cn1524395689dvdi

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    细节决定

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    领英

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    很好




  • 外贸这个行业,说白了细节决定成败。但是如果你连邮件的细节都做不好,凭什么让老外信任你,把订单下给你。
    本文是细节文字型,请大家耐心看完。

    1、密送/qun发独显
    比如,打算qun发一些推广新品的邮件给客户,如果忘记点qun发独显,所有的客户都能看到其他客户,这样很容易造成客户资源泄露,这是非常严重的低级错误,而且给客户一种非常粗心的印象,真的要避免。

    2、空格和标点符号要规范
    首字母大写,英文要用半角。请注意:英文里面没有分号。英文标点后面要直接空一格。
    可能你对这些细节嗤之以鼻,觉得无关痛痒。但是细心的人一看到这些是相当不舒服的,那何况是地地道道说外语的老外呢? 所以这样的毛病一定要改。

    3、慎用大写
    欧美文化里,大写意指大喊,在投诉邮件里常见。无端使用大写,是很不礼貌的行为。
    但是在以下两种情况可以考虑部分单词大写:
    a) 起强调作用,比如Please treat it as URGENT.
    b) 醒目,让客户注意得到,比如This model is with ONE YEAR'S WARRANTY. 这个型号1年保质期,突出保质期为1年。
      
    4、字体及字体大小
    常见的商务邮件字体包括Georgia, Calibri, Arial 还有Corbel. 字号10-12为佳。
    当注意到客户习惯性用与你不一致的字体,可以在你复邮的时候,跟循他/她的字体,照顾对方的习惯,也不失为一种细心和体贴。

    5、字体加粗的用法
    示例
    × To ensure that you receive the goods on time, please arrange payment as soon as possible.
    √ To ensure that you receive the goods on time, please arrange payment as soon as possible.
    加粗,能突出重点,让客户一眼注意到。那正确的加粗姿势是什么样的呢?利于客户的方面更适合加粗。

    6、邮件主题更换
    客户发了一封询盘给你Inquiry for XX,回复主题应该是Re: XX Quotation-20180918,最好是把客户的原文附上,方便客户查看之前发过的内容。
    邮件回复多了,邮件标题会出现很多个Re,应删掉多余的Re,以免标题太长,有些小伙伴的标题实在惨不忍睹,Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: XXXXX,反正小编看到这种标题是看不下去的。
    标题内容也需要根据内容更改。当客户看到你的主题,可以清楚知道邮件的大概内容,有些大客户很忙,醒目的主题可以帮他们迅速抓取重要邮件,提高工作效率,他也会觉得你很用心。

    7、邮件的内容应有适当的提醒
    As soon as I receive your confirmation on the
    samples, I'll proceed with the mass production immediately.
    你一确定样板,我马上安排大货。意思是你不确认,我就不能进行大货生产。
    Please let me know about your thoughts. I'll follow up as you suggest. 意思是以你的意见为准。

    8、附件请重新命名
    切记不要出现qq截图20180918,或者JPG008之类的图片名。
    如果同时发送多个附件,请把附件名字一一按照文件内容重命名好,方便客户查看,体现自己的细心与专业。

    9、内容传递负面消息的时候,尽量使用长句
    调查数据表明,稍长的句子,能降低坏消息对情绪方面的影响。
    1)The shipment will be delayed for a week.
    2) Sorry to inform you that the shipment has to be delayed for a week. I will keep you updated about the status.
    第二句话更长,语气也更委婉。长句更适合于货期延误,涨价中或者其他不利的因素。

    10、长邮件应该控制好段落
    移动互联时代,绝大部分人没有太大耐心去阅读长篇大论,所以控制好邮件长度,更要把握好读者体验。
    以项目符号分点,或将段落长度控制在5-6行左右,会更让人有阅读欲望。

    11、及时回复
    I will give you a reply as soon as I reach my office.
    一到公司,会马上回复。
    Currently I'm at the fair. Will get back to you by tomorrow.
    现在我在展会上,明天之前回复到你。
    无视对方的邮件是不明智的。如果事情很紧急没有办法当下完成,也应该告诉客户大概的时间,以免客户一直焦虑。

    12、不要花样秀语法
    真诚是可以通过文字传递的,打动客户的不是语法而是邮件的真诚。不同国家的客户,邮件风格要跟随客户去换。
    不要对着母语不是英语的客户说长篇大论,客户看着很累,能短就短,能一句话说清就不要两句话。有些外贸喜欢用高级从句跟客户发邮件,殊不知会适得其反。
    如果是小语种,可以用谷歌翻译,前面放客户的语言,后面放英语。客户看到这种邮件会更加容易接受,提高沟通积极性。

    13、邮件风格视客户而定
    很多人还在纠结到底是要用dear还是Hi,邮件到底是长还是短。
    一般来说,跟着客户的邮件风格是最好的。倘若客户邮件很长,你也可以相应的长;如果客户是惜字如金,且直奔主题,那么你也要直奔主题,少做寒暄。

    14、重要邮件,考虑对方时差
    比如大项目的方案,报价或者合同之类的邮件,应该考虑对方时差,在对方上班时间发送出去,这样一来确保在正确的时间能够让他及时看到邮件,也能让对方及早回应你。

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