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    阿里郑丽丽

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    外贸往来邮件处理注意事项:1)邮件写得过长。客人的时间很宝贵,每天要收到数百封邮件,你想想,一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你,英语表述又不好,还加了好几M的附件,你会不会认真去看?而且很多老外的时间观念很强,每天都有几块固定的时间用来处理email,很多长篇大论的邮件,只要不是他的熟人发的,一般会被直接删除,或者是把你的地址设为垃圾邮件。我问过很多西欧客人,他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒,也就是大致扫一眼,重要的邮件,一般马上仔细阅读并回复,不是太重要的,会在outlook里标注上要处理的具体时间,然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说,只要客人的邮箱地址是对的,也是你要找的right person,你的开发信只能停留在他眼前2-3秒,就是决定命运的时刻了。这种情况下,试问你敢不敢把邮件写得很长?2)没有明确的主题。一个不明确的主题,会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了,内容要言简意赅,直接吸引客人通过主题去点开邮件,目的就达到了。至于他看了以后有没有反应,就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题:“we are the manufacturer of lights”,又或者“need cooperation”,或者“Guangdong *** trading company ltd”,或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等,一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信,你可能会有兴趣看看,但是如果你一天收到N封推销信,估计就会很厌烦,直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信,还是要忍不住打开看看?就要根据之际情况来判断了。举个例子吧,假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd,目前公司最大的客人是美国的Home Depot,尽管可能是通过贸易商做的,不是直接合作,但是完全可以当作一个开发新客人的筹码!如果我要写一封开发信给美国的ABC inc(这个名字是我编的),我从google上了解了一些这个公司的信息,知道他们是美国的进口商,有做太阳能灯系列,希望能试着开发这个客人,我一般会这样写主题,“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”其中,ABC inc代表了客人的公司名,你在写给他的主题上首先加上他公司名,表示对他们公司的尊重;Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商,既表明了实力,也勾起他的兴趣;最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来,假设你找对了人,这个正是ABC公司太阳能灯的buyer,又或者是他的某一个主管,突然某一天收到这么一个主题的邮件,哇,home depot的供应商找上来了,太棒了,应该看看是不是有合作机会,是不是比原有供应商更好?他打开邮件的概率会非常非常大!再说了,这个主题设置的还有一个好处,就是客人即使暂时不回你邮件,只是放在收件箱里,但是将来某一天他突然想让你报报价,很容易就能找到这封邮件!只要关键词输入home depot,保证一下子就找到。3)长篇大论的公司或工厂介绍。我现在做buyer,也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点,很多工厂的业务员,开发信实在写得不咋地,简直可以说是惨不忍睹,既浪费客人时间,也浪费自己时间。我经常会收到类似的邮件:“我们是某某照明灯具厂,地处美丽的长江三角洲东南,交通便利,风景优美,离上海和杭州仅仅2小时车程,我们公司成立于2002年,具有丰富的太阳能灯生产和开发经验,享誉全球,我们工厂获得ISO9001:2000质量体系,严格按照5S管理,真诚欢迎您来我厂参观拜访,希望和您建立起长久的业务关系,我们以真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话,客人会看得很不耐烦,即使你是一个很好的公司或很好的工厂,第一次就收到这样一封邮件,任谁都会感到厌烦的。有朋友会反问,那是不是完全不写呢?我的回答是,也不一定,要看具体情况。如果你的公司有突出的优势,可以写,但是最好一笔带过就可以了。可以这样写:We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!简单一点,一两句话点到重点,调起老外的胃口,让他反过来问你各种问题,你的目的就达到了。做业务久了你就发现,很少有客人每封邮件长篇大论的,即使有,也是极少数的特例,或者是要确认一些细节之类的。4)爱炫耀英文水平。以前有个助理,英语八级,刚毕业的学生,要她给老外写email,总是喜欢把文字写得很出彩,各种语法从句层出不穷,还喜欢用冷僻词,让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点,如果你写给韩国人日本人中东人法国人,那就要他们老命了,看一封邮件还得用上字典或翻译工具,还是半懂不懂,你说客人会对你印象好么?丘吉尔讲过一句话,具体的内容我忘了,大致的意思是,真正的高手,你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来,全部用最简单的句子,最简单的词汇,让小学生都能看懂。  其实把简单的东西复杂化很容易,把复杂的东西简单化就不容易了,需要多学多模仿客人的邮件,用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是,“简单简单再简单”,能用一个词表达的绝对不用两个词或短语,能用一句话写清楚的,绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思,那就是最厉害的!举例:写一封邮件告诉客人Mike,上次收到的样品已经寄给工厂了,但工厂说材料不是ABS,而是PP,价格他们需要重新核算,但近期内原材料涨价,希望您能尽快确认,我们好采购原材料并安排生产。Hi Mike,Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production asap.Thanks and best regards,只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”,这就是一封好的email了。5)喜欢用奇奇怪怪的字体。很多人为了追求醒目,总喜欢用很夸张的字体,颜色,甚至放大,加粗,再用斜体等等,其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现,客人很少会用奇怪的字体或者粗体,甚至全部大写来写邮件,除了少数的尼日利亚、非洲客人,我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种:Arial,Verdana,Calibri,Times new roman,也有一些用Tahoma字体的,但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色,一般都是黑色或者蓝色,别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色,像彩虹一样,看着不舒服。Dear C,Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.Thanks.一般客人在邮件里特别加粗,或者大写,或者用红色标注的,肯定是特别强调的东西。,客人用大写的目的是为了提醒并强调,必须要周末前寄出!可能这封邮件很简单,你不太容易忽视,但是如果一封很长的邮件,里面详细确认各种规格的时候,突然加了一句要你周末前寄样品,是很容易被忽略的。6)主动语态用得太多。英文信函中,如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满We,I之类的人称的。相反要多用被动语态。 比如说,我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 这句话没错,语法正确,意思清楚,但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写:Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态,人称就没有了。7)经常会问一些毫无意义的话。比如Do you want our products?这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No,你怎么回复?那就没下文了哦。而且本身你是去推销的,你希望客人感兴趣,你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景,等于一下子就把客人逼到了绝路上,一定要说是或者否。 还有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。开发信还是要直接一点,告诉客人你是谁,你做什么,你的优势在那里。只要清楚表述出这3点,就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。8)喜欢用附件和图片。附件和图片并不是不好,但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片,很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单,或者打包很多产品图片,或者发电子样本给客人,这样的成功率并不高,不是被默认为垃圾邮件,就是直接被客人删了。只有一种情况除外,当你收到一个新客人的询价的时候,那你回复的时候,就可以插入报价单或者图片了。第一次联系客人的时候最好全文本,不要出现任何的图片和附件。报价单少用,尽量用文字描述清楚,然后在附件里添加一张500K以下的清楚图片就可以了。这样做的好处是,避免很多懒的客人不去点开附件的word或excel报价单。其次防止客人把你的报价单随便转给别人套价格。如果客人要你报很多款产品,没法全部在邮件里写清楚的时候,那就只能用word或excel做报价单了,但是最好在完成的时候用acrobat生成pdf格式,这样就不容易改。因为很多老外比较懒,你辛辛苦苦花了大半天时间做个完整的报价单给他,他只要删掉其中price这栏,就会把它转给别的供应商报价。9)喜欢插入URL链接。很多朋友在写开发信的时候,总是会在内容里加上自己公司的网址,或者在签名的下面加上链接,这样做,同样有很大的概率被服务器拦截掉的!最好在客人回复后,第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。10)语气过于生硬。其实邮件本身是比较死板的,在电脑面前阅读那些冰冷的字眼,和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句话“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面讲,客人不会觉得有什么问题,会很高兴说ok,或者no problem;如果电话里说,也不会有大问题;但如果放在邮件里,是不是略微生硬了一点点呢?如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句,加上could, help这样的字眼显得十分委婉,但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好么? 所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客人已经非常熟了,偶尔客套一下即可,平常就可以不需要了。新手最容易犯的就是以上的10个错误,当然也不排除一些老业务员也有有1-2个问题。朋友们可以自己对照一下,看这10个错误中,有哪些是自己会经常犯的,或者是没有意识到的。接下来给大家分享一封老外写的email开发信,大家看看:Hey guy,XYZ trading here, exporting LANTERNS with good quality and low price in US.Call me, let's talk details.Rgds,RickCell phone: ***这是一个巴西的贸易公司写给陌生的美国公司的开发信。别人也是做trading的,怎么就写的和我们不一样呢?有些人会说,哎呀,老外比较懒惰。没错,很多老外是很懒,但是你明知道他很懒,你还长篇大论的,你觉得这么懒的人会花时间仔细读你的开发信么?懒是一方面,这点没错,老外通常没有中国人勤奋,但是反过来看,他们往往是言简意赅,只说最重要的话,一句废话都没有。因为在他们的文化里,时间很宝贵,不能耽误自己的时间,也不要耽误别人的时间。产品没有优势很正常的,那就要找出别的地方的优势了,就算挖空心思想也得想出自己的优势来。我以前也是在很小的贸易公司做sales,没有产品优势,没有供应商优势,没机会去展会,一开始连B2B都没有,唯一的办法就是google和欧洲的yellow page啊。      我当时想出来的优势有这么几个:第一,我能在第一时间回复客人;第二,我能一次性给全所有信息,包括产品信息和包装资料,价格,装箱量,起订量,装柜数,装运港,以及计算运费等等,只要客人一封询价email就能得到完整回复;第三,我能提供免费样品;第四,我能提供免费样本;还有第五第六第七第八,只要你用心去想,就一定能想出一些你的优势所在的。      看你有没有花心思和动脑筋了。销售的精髓就是差异化营销!Evian矿泉水为什么卖9块多一小瓶?那是因为它的差异化就在于它的水出自法国alpes山,纯净无污染,从生产到最后装瓶没有经过任何一个人的手指,这就是它能做到,而别人做不到的,就是它的卖点!所以他就能卖高价,拉开价格差距既然一开始就说了,就更需要跟下去了。很多时候不能光靠邮件,有的时候邮件没回,可以跟一封resend,然后打个电话过去跟进一下,效果会好很多的。电话沟通技巧1)明确介绍自己,找对对方联系人。发过报价的客户一直没有回复,需要电话追踪,首先是找到联系的人,为了表示尊重一般都会加上MR MS, 第一次沟通,上来要介绍我是谁,来自哪个公司,是关于什么产品的什么相关主题。Hi, This is sunny from Qingdao ST-ARN about the TCCA quotation issue.2) 做好充分的电话前准备。言语要热情大方,语气自然,How are you ,这样的问候语,经久不衰。结束语 Have a nice day!/thanks very much for your calling.当然前期都会有紧张的过程,这时候要提前准备好要和客户讲的主要内容, 列出123点,自己用汉语或者英文提前打好草稿,一个一个的与客户沟通。3)听不懂客户所谈内容。这种情况很正常,即使是从业多年的老业务员,不同国家的客户所讲的英文发音和习惯不同,在与客户不熟悉,早期的沟通过程中,经常会听不懂客户所谈的内容,这时候千万不能不懂装懂,一副明白的样子,要诚实的告诉客户我没听懂,请再讲一遍,一般客户会换另外一种方式告诉你, 如果问了三遍之后仍然听不明白,这时候最好让客户把所谈内容发邮件。Sorry, I can't understand/  I beg your pardon? / Sorry, pls slow down , I can't catch you. Would you pls send me email about this? / The line is not clear, would you pls send email to me?4)所谈内容追加电话。电话里说的东西,谈的东西你先记下来,等电话打完后,马上跟一封邮件过去Hi ***,As we discussed on the phone, there were some details as below:1)*****2)*****3)*****Please confirm by return asap. We'll do everything according to your request!只要他回复了邮件,要么就是对其中的某些东西提出异议,要么就只有ok,对吧?那就留下文本证据了,以免双方将来扯皮。5)  一跟到底我说的打电话,只是对于email的辅助,很多时候email发出去,客人一点消息都没有,那就只有电话跟进,了解情况了。如果客人接到你电话,很不好意思地说,我尽快回尽快回,那他就不会不理你了。你就有进一步进展下去的可能。如果还是等不到消息,那就再打电话,总之要坚持,坚持到得到你想要的答复为止。即使客人是拒绝你的,也没关系,但是要弄明白,拒绝你的真正理由!你可以直接问客户, 是价格的原因,还是其他的, 之前是否从中国采购过? 如果是价格的原因为了最后一搏,问客户是否可以告诉你他的目标价格。6)与客户拉近距离通过email或电话沟通过一段时间,或者合作过的客户,那么后面的交流要尝试与客户拉近距离,有时候不一定是非常紧急的时候才会给客户打电话,找个理由或者借口多跟客户沟通,顺便打听一些相关的信息,比如他是不是就是采购最终的决定者,有没有国内知道的竞争对手,他的采购量一般都是多大,给你的订单占到的比例是多少,下次的订单是什么时候 等7)遇到棘手的事情,尽量表明自己的难处,让客户来配合你,而不是一味的催客户。比如,客户迟迟没有付款,已经写过好几封让客户付款的邮件,但是一直没有回复,这时候就不要再说请尽快付款这种很无力的话, 可以跟客户说今天老板和财务经理一直再催我,让客户来同情或者配合你, 或者说尽快付款后下次的订单会给特别的折扣等。尽量让客户感觉你和他是站在一起的,你很为难的状况。8)客户觉得价格高客户永远都会觉得供应商给的价格高,这是必然的,如果在电话里客户告诉你价格高,让降价,首先要先表示认同这一点,Maybe our price is a little higher, But .... 后面要说明理由,通过调整产品的品质或包装方式可以降价,但是并不推荐。或者在促成订单的时候问客户目标价格,即使这个价格你心里有数能做,也千万不能再电话里立即答应,可以说It's really difficult to get such price, but I will try my best to apply from our GM a discount /ice-break price for you as our First cooperation, and I will send email soon. 一定要表现出拿到这个价格十分不容易,费了你九牛二虎之力。9)多用客户习惯的产品词产品在不同客户口中,习惯的叫法也不一样,化工产品有很多, 通过邮件了解客户习惯的名称,在电话里很明确的让客户知道你是做什么的,给他打电话的目的是什么。说到具体订单情况,一般会把发票号提出或者订单号码告知客户,让客户与你的交流是有效的。10)电话里可以更直接一些打电话的目的就是想更加深入的了解客户的情况,对于我们报价的看法,迟迟不下订单的原因等等,因此在电话里可以问的更直接一些,比如: I want to know why not you place this order to our company? / what’s your target price ? / budget ? When can you confirm this order?但是讲话的语气一定不要太严肃,有点半开玩笑的跟客户说,这样往往会让我们省去很多弯路,冥思苦想的在心里不知道客户不理你的原因。  

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    好东西哦~

  • 2 楼#

    bettygk

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    谢谢分享,学习一下

  • 3 楼#

    梨子涓

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  • 4 楼#

    恍恍惚惚

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    说得太好了。谢谢!



  • 外贸往来邮件处理注意事项:1)邮件写得过长。客人的时间很宝贵,每天要收到数百封邮件,你想想,一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你,英语表述又不好,还加了好几M的附件,你会不会认真去看?而且很多老外的时间观念很强,每天都有几块固定的时间用来处理email,很多长篇大论的邮件,只要不是他的熟人发的,一般会被直接删除,或者是把你的地址设为垃圾邮件。我问过很多西欧客人,他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒,也就是大致扫一眼,重要的邮件,一般马上仔细阅读并回复,不是太重要的,会在outlook里标注上要处理的具体时间,然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说,只要客人的邮箱地址是对的,也是你要找的right person,你的开发信只能停留在他眼前2-3秒,就是决定命运的时刻了。这种情况下,试问你敢不敢把邮件写得很长?2)没有明确的主题。一个不明确的主题,会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了,内容要言简意赅,直接吸引客人通过主题去点开邮件,目的就达到了。至于他看了以后有没有反应,就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题:“we are the manufacturer of lights”,又或者“need cooperation”,或者“Guangdong *** trading company ltd”,或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等,一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信,你可能会有兴趣看看,但是如果你一天收到N封推销信,估计就会很厌烦,直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信,还是要忍不住打开看看?就要根据之际情况来判断了。举个例子吧,假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd,目前公司最大的客人是美国的Home Depot,尽管可能是通过贸易商做的,不是直接合作,但是完全可以当作一个开发新客人的筹码!如果我要写一封开发信给美国的ABC inc(这个名字是我编的),我从google上了解了一些这个公司的信息,知道他们是美国的进口商,有做太阳能灯系列,希望能试着开发这个客人,我一般会这样写主题,“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”其中,ABC inc代表了客人的公司名,你在写给他的主题上首先加上他公司名,表示对他们公司的尊重;Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商,既表明了实力,也勾起他的兴趣;最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来,假设你找对了人,这个正是ABC公司太阳能灯的buyer,又或者是他的某一个主管,突然某一天收到这么一个主题的邮件,哇,home depot的供应商找上来了,太棒了,应该看看是不是有合作机会,是不是比原有供应商更好?他打开邮件的概率会非常非常大!再说了,这个主题设置的还有一个好处,就是客人即使暂时不回你邮件,只是放在收件箱里,但是将来某一天他突然想让你报报价,很容易就能找到这封邮件!只要关键词输入home depot,保证一下子就找到。3)长篇大论的公司或工厂介绍。我现在做buyer,也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点,很多工厂的业务员,开发信实在写得不咋地,简直可以说是惨不忍睹,既浪费客人时间,也浪费自己时间。我经常会收到类似的邮件:“我们是某某照明灯具厂,地处美丽的长江三角洲东南,交通便利,风景优美,离上海和杭州仅仅2小时车程,我们公司成立于2002年,具有丰富的太阳能灯生产和开发经验,享誉全球,我们工厂获得ISO9001:2000质量体系,严格按照5S管理,真诚欢迎您来我厂参观拜访,希望和您建立起长久的业务关系,我们以真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话,客人会看得很不耐烦,即使你是一个很好的公司或很好的工厂,第一次就收到这样一封邮件,任谁都会感到厌烦的。有朋友会反问,那是不是完全不写呢?我的回答是,也不一定,要看具体情况。如果你的公司有突出的优势,可以写,但是最好一笔带过就可以了。可以这样写:We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!简单一点,一两句话点到重点,调起老外的胃口,让他反过来问你各种问题,你的目的就达到了。做业务久了你就发现,很少有客人每封邮件长篇大论的,即使有,也是极少数的特例,或者是要确认一些细节之类的。4)爱炫耀英文水平。以前有个助理,英语八级,刚毕业的学生,要她给老外写email,总是喜欢把文字写得很出彩,各种语法从句层出不穷,还喜欢用冷僻词,让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点,如果你写给韩国人日本人中东人法国人,那就要他们老命了,看一封邮件还得用上字典或翻译工具,还是半懂不懂,你说客人会对你印象好么?丘吉尔讲过一句话,具体的内容我忘了,大致的意思是,真正的高手,你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来,全部用最简单的句子,最简单的词汇,让小学生都能看懂。  其实把简单的东西复杂化很容易,把复杂的东西简单化就不容易了,需要多学多模仿客人的邮件,用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是,“简单简单再简单”,能用一个词表达的绝对不用两个词或短语,能用一句话写清楚的,绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思,那就是最厉害的!举例:写一封邮件告诉客人Mike,上次收到的样品已经寄给工厂了,但工厂说材料不是ABS,而是PP,价格他们需要重新核算,但近期内原材料涨价,希望您能尽快确认,我们好采购原材料并安排生产。Hi Mike,Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production asap.Thanks and best regards,只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”,这就是一封好的email了。5)喜欢用奇奇怪怪的字体。很多人为了追求醒目,总喜欢用很夸张的字体,颜色,甚至放大,加粗,再用斜体等等,其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现,客人很少会用奇怪的字体或者粗体,甚至全部大写来写邮件,除了少数的尼日利亚、非洲客人,我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种:Arial,Verdana,Calibri,Times new roman,也有一些用Tahoma字体的,但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色,一般都是黑色或者蓝色,别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色,像彩虹一样,看着不舒服。Dear C,Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.Thanks.一般客人在邮件里特别加粗,或者大写,或者用红色标注的,肯定是特别强调的东西。,客人用大写的目的是为了提醒并强调,必须要周末前寄出!可能这封邮件很简单,你不太容易忽视,但是如果一封很长的邮件,里面详细确认各种规格的时候,突然加了一句要你周末前寄样品,是很容易被忽略的。6)主动语态用得太多。英文信函中,如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满We,I之类的人称的。相反要多用被动语态。 比如说,我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 这句话没错,语法正确,意思清楚,但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写:Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态,人称就没有了。7)经常会问一些毫无意义的话。比如Do you want our products?这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No,你怎么回复?那就没下文了哦。而且本身你是去推销的,你希望客人感兴趣,你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景,等于一下子就把客人逼到了绝路上,一定要说是或者否。 还有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。开发信还是要直接一点,告诉客人你是谁,你做什么,你的优势在那里。只要清楚表述出这3点,就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。8)喜欢用附件和图片。附件和图片并不是不好,但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片,很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单,或者打包很多产品图片,或者发电子样本给客人,这样的成功率并不高,不是被默认为垃圾邮件,就是直接被客人删了。只有一种情况除外,当你收到一个新客人的询价的时候,那你回复的时候,就可以插入报价单或者图片了。第一次联系客人的时候最好全文本,不要出现任何的图片和附件。报价单少用,尽量用文字描述清楚,然后在附件里添加一张500K以下的清楚图片就可以了。这样做的好处是,避免很多懒的客人不去点开附件的word或excel报价单。其次防止客人把你的报价单随便转给别人套价格。如果客人要你报很多款产品,没法全部在邮件里写清楚的时候,那就只能用word或excel做报价单了,但是最好在完成的时候用acrobat生成pdf格式,这样就不容易改。因为很多老外比较懒,你辛辛苦苦花了大半天时间做个完整的报价单给他,他只要删掉其中price这栏,就会把它转给别的供应商报价。9)喜欢插入URL链接。很多朋友在写开发信的时候,总是会在内容里加上自己公司的网址,或者在签名的下面加上链接,这样做,同样有很大的概率被服务器拦截掉的!最好在客人回复后,第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。10)语气过于生硬。其实邮件本身是比较死板的,在电脑面前阅读那些冰冷的字眼,和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句话“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面讲,客人不会觉得有什么问题,会很高兴说ok,或者no problem;如果电话里说,也不会有大问题;但如果放在邮件里,是不是略微生硬了一点点呢?如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句,加上could, help这样的字眼显得十分委婉,但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好么? 所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客人已经非常熟了,偶尔客套一下即可,平常就可以不需要了。新手最容易犯的就是以上的10个错误,当然也不排除一些老业务员也有有1-2个问题。朋友们可以自己对照一下,看这10个错误中,有哪些是自己会经常犯的,或者是没有意识到的。接下来给大家分享一封老外写的email开发信,大家看看:Hey guy,XYZ trading here, exporting LANTERNS with good quality and low price in US.Call me, let's talk details.Rgds,RickCell phone: ***这是一个巴西的贸易公司写给陌生的美国公司的开发信。别人也是做trading的,怎么就写的和我们不一样呢?有些人会说,哎呀,老外比较懒惰。没错,很多老外是很懒,但是你明知道他很懒,你还长篇大论的,你觉得这么懒的人会花时间仔细读你的开发信么?懒是一方面,这点没错,老外通常没有中国人勤奋,但是反过来看,他们往往是言简意赅,只说最重要的话,一句废话都没有。因为在他们的文化里,时间很宝贵,不能耽误自己的时间,也不要耽误别人的时间。产品没有优势很正常的,那就要找出别的地方的优势了,就算挖空心思想也得想出自己的优势来。我以前也是在很小的贸易公司做sales,没有产品优势,没有供应商优势,没机会去展会,一开始连B2B都没有,唯一的办法就是google和欧洲的yellow page啊。      我当时想出来的优势有这么几个:第一,我能在第一时间回复客人;第二,我能一次性给全所有信息,包括产品信息和包装资料,价格,装箱量,起订量,装柜数,装运港,以及计算运费等等,只要客人一封询价email就能得到完整回复;第三,我能提供免费样品;第四,我能提供免费样本;还有第五第六第七第八,只要你用心去想,就一定能想出一些你的优势所在的。      看你有没有花心思和动脑筋了。销售的精髓就是差异化营销!Evian矿泉水为什么卖9块多一小瓶?那是因为它的差异化就在于它的水出自法国alpes山,纯净无污染,从生产到最后装瓶没有经过任何一个人的手指,这就是它能做到,而别人做不到的,就是它的卖点!所以他就能卖高价,拉开价格差距既然一开始就说了,就更需要跟下去了。很多时候不能光靠邮件,有的时候邮件没回,可以跟一封resend,然后打个电话过去跟进一下,效果会好很多的。电话沟通技巧1)明确介绍自己,找对对方联系人。发过报价的客户一直没有回复,需要电话追踪,首先是找到联系的人,为了表示尊重一般都会加上MR MS, 第一次沟通,上来要介绍我是谁,来自哪个公司,是关于什么产品的什么相关主题。Hi, This is sunny from Qingdao ST-ARN about the TCCA quotation issue.2) 做好充分的电话前准备。言语要热情大方,语气自然,How are you ,这样的问候语,经久不衰。结束语 Have a nice day!/thanks very much for your calling.当然前期都会有紧张的过程,这时候要提前准备好要和客户讲的主要内容, 列出123点,自己用汉语或者英文提前打好草稿,一个一个的与客户沟通。3)听不懂客户所谈内容。这种情况很正常,即使是从业多年的老业务员,不同国家的客户所讲的英文发音和习惯不同,在与客户不熟悉,早期的沟通过程中,经常会听不懂客户所谈的内容,这时候千万不能不懂装懂,一副明白的样子,要诚实的告诉客户我没听懂,请再讲一遍,一般客户会换另外一种方式告诉你, 如果问了三遍之后仍然听不明白,这时候最好让客户把所谈内容发邮件。Sorry, I can't understand/  I beg your pardon? / Sorry, pls slow down , I can't catch you. Would you pls send me email about this? / The line is not clear, would you pls send email to me?4)所谈内容追加电话。电话里说的东西,谈的东西你先记下来,等电话打完后,马上跟一封邮件过去Hi ***,As we discussed on the phone, there were some details as below:1)*****2)*****3)*****Please confirm by return asap. We'll do everything according to your request!只要他回复了邮件,要么就是对其中的某些东西提出异议,要么就只有ok,对吧?那就留下文本证据了,以免双方将来扯皮。5)  一跟到底我说的打电话,只是对于email的辅助,很多时候email发出去,客人一点消息都没有,那就只有电话跟进,了解情况了。如果客人接到你电话,很不好意思地说,我尽快回尽快回,那他就不会不理你了。你就有进一步进展下去的可能。如果还是等不到消息,那就再打电话,总之要坚持,坚持到得到你想要的答复为止。即使客人是拒绝你的,也没关系,但是要弄明白,拒绝你的真正理由!你可以直接问客户, 是价格的原因,还是其他的, 之前是否从中国采购过? 如果是价格的原因为了最后一搏,问客户是否可以告诉你他的目标价格。6)与客户拉近距离通过email或电话沟通过一段时间,或者合作过的客户,那么后面的交流要尝试与客户拉近距离,有时候不一定是非常紧急的时候才会给客户打电话,找个理由或者借口多跟客户沟通,顺便打听一些相关的信息,比如他是不是就是采购最终的决定者,有没有国内知道的竞争对手,他的采购量一般都是多大,给你的订单占到的比例是多少,下次的订单是什么时候 等7)遇到棘手的事情,尽量表明自己的难处,让客户来配合你,而不是一味的催客户。比如,客户迟迟没有付款,已经写过好几封让客户付款的邮件,但是一直没有回复,这时候就不要再说请尽快付款这种很无力的话, 可以跟客户说今天老板和财务经理一直再催我,让客户来同情或者配合你, 或者说尽快付款后下次的订单会给特别的折扣等。尽量让客户感觉你和他是站在一起的,你很为难的状况。8)客户觉得价格高客户永远都会觉得供应商给的价格高,这是必然的,如果在电话里客户告诉你价格高,让降价,首先要先表示认同这一点,Maybe our price is a little higher, But .... 后面要说明理由,通过调整产品的品质或包装方式可以降价,但是并不推荐。或者在促成订单的时候问客户目标价格,即使这个价格你心里有数能做,也千万不能再电话里立即答应,可以说It's really difficult to get such price, but I will try my best to apply from our GM a discount /ice-break price for you as our First cooperation, and I will send email soon. 一定要表现出拿到这个价格十分不容易,费了你九牛二虎之力。9)多用客户习惯的产品词产品在不同客户口中,习惯的叫法也不一样,化工产品有很多, 通过邮件了解客户习惯的名称,在电话里很明确的让客户知道你是做什么的,给他打电话的目的是什么。说到具体订单情况,一般会把发票号提出或者订单号码告知客户,让客户与你的交流是有效的。10)电话里可以更直接一些打电话的目的就是想更加深入的了解客户的情况,对于我们报价的看法,迟迟不下订单的原因等等,因此在电话里可以问的更直接一些,比如: I want to know why not you place this order to our company? / what’s your target price ? / budget ? When can you confirm this order?但是讲话的语气一定不要太严肃,有点半开玩笑的跟客户说,这样往往会让我们省去很多弯路,冥思苦想的在心里不知道客户不理你的原因。  



  • 好东西哦~



  • 谢谢分享,学习一下



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  • 说得太好了。谢谢!


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