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  • 名人堂
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    活出自我

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    每一个人都有她独有的思维模式和做事风格。因此,经常看到同样的事情,在不同的人手里,处理的方式,时间点,效果各不相同。

    效率的差异,其实就是由外贸业务人员日常工作的习惯(也就是思维模式和做事方式)来决定的。

    外贸业务每天工作之前,应该有一个习惯,读完所有的邮件!记住,不要读一个邮件处理一个事情,先读完所有,然后排序。

    排序就涉及到“四象限”原则,第一象限:紧急而重要,第二象限:重要不紧急,第三象限:紧急不重要,第四象限:不紧急不重要。

    即使都知道这个原则,在对一个事情的判断上,大家还是会出现不同的分类,以我多年的工作经验,我还会加上另外一个衡量标准:1. 是否主要是自己内部处理,2. 是否需要其他部门配合,并且时间不确定。

    根据四象限加上这个原则,我会对事情进行一个排序,从1开始,把读完邮件以后需要处理的所有事情全部排序,并手写清单,处理完一个划掉一个,以免遗漏,天天坚持。

    以上两件事情: 1.读邮件,2. 列清单,是每天早上开始工作之间首要做的事情,直接影响到你一天的工作效率。

    现在,我们再来举例分析,如何归类和处理事情,也就是我们开始做事的步骤!

    假设说你一天需要处理的事情分为:询盘,新订单,老订单跟进,订舱或文件工作,投诉。

    我们需要遵循“先外后内”的原则。

    也就是说,先给客户们集中写邮件,告知客户:你收到他们的邮件,会很快处理,这是一个最起码的常识和礼节。有一些业务总是觉得收到询盘,不把报价做出来就不好意思回复客户,或者说有投诉了,不把处理意见整出来就无脸见客户,看到订单不把合同做出来就不能回复客户。

    大错特错,你先给每个客户花1-2分钟发一封这样的邮件,会让客户心理上舒服很多,并且给自己留出足够的时间处理,客户收到你这样的简单邮件以后,知道你已经着手处理问题了,收到询盘了,会尽快报价;收到投诉了,会尽快处理; 收到订单了,会立马做合同,他就会得到心理上的安慰,会耐心等待你。

    接下来,根据四象限原则,把需要跟其他部门配合处理的事情,一一发书面的邮件给相关部门,如果特别紧急的,可以在邮件上标示紧急等并且及时跟催结果。

    处理完所有的对其他部门的邮件和事务安排以后,在等待他们处理的过程里,你就可以做那些主要集中在自己内部的事情,比如说做合同,报关文件,质保书,订单跟踪表,预收款表,订舱单等,并根据当天的事情,提前做好报价表,提前写好一些回复邮件等。

    如果没有收到相关部门的邮件,你还可以节省出来时间,观察你的订单跟踪表,历史的询盘统计,客户收款纪录,或者看看是否公司有新库存,新产品,或者促销活动等,寻找话题去刺激一些潜在客户,争取他们的互动,以便为自己获得一些额外的询盘机会。

    如果处理完,还有时间,还可以安排半个小时到一个小时的主动开发,搜索客户,或者做点网络推广的事情,为自己争取寻找到新的潜在客户。



    最后,在你收到相关部门的回复以后,在一一的回复客户事情处理的结果。


    这样你的时间才会被合理利用,既不会因为外部人员的处理耽误你的事情,也不会因为自己的排序错误而时间不够用。

  • 1 楼#

    cn11156554412

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    沙发!每次失落都会来看姐姐发的帖子,找点正能量!

  • 2 楼#

    cn1000661515

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    现在开始运动到实际工作中,学习别人分享出来对自己有用的东西,一定会成长更快,谢谢楼主!

  • 3 楼#

    名人堂de小二

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    你造福各位外贸网友啦!

  • 4 楼#

    Lucy广州

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    谢谢楼主分享

  • 5 楼#

    哈萨克俄罗斯专线

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    谢谢分享,,,,,,

  • 6 楼#

    x5tech

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    实用!

  • 7 楼#

    cn11156554412

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    总结一下这毕业一年多的状态,面试过三家以后,最后锁定现在的工厂,公司一共有20人左右,两个老板,小老板管生产,大老板管销售,国内单基本上都是大老板接的,只有我一个外贸,公司成立以来的第三个外贸,我算是做的最久了的吧。一个人的外贸,没有团队,没有气氛学习,感觉没有进步,只有和老板一起出差会觉得有学到点新东西,可能是办公司待久了的缘故吧。公司同事都挺好的,车间同事也都是同龄,所以关系都不错,办公室四个人,除了老板娘就是我和另外一个文员,也比较融洽,工作环境还是比较自在。但是总觉得自己一个人孤军奋斗的感觉,没有团队,没有办法系统的学习,最重要的是出不了大单,都是小单,小单累积不出大客户的感觉,工厂是单休,单休就单休吧,我也是来了才知道,因为是单休因此所有的假期都要砍掉周六一天,所以法定节假日,别人三天,我们只有两天,国庆节只有4天或者5天。。目前除了散客,就只有一个跟了快一年的大客户,各种打样,国内外认证机构反复检测,拿了客户认可的证书,应该过完年回来是要陆续开始下单的,唯一的盼头吧,毕竟跟了有这么久了的。一直在纠结要不要继续的问题,怕自己在一棵树上吊死了,有一种浪费青春浪费时间的罪恶感,关键是每个月都拿底薪,好穷的感觉,总觉得应该找一个可以学更多东西的公司,现在的状态真的看不到太大的进步空间,不想两三年后回老家感觉自己白工作了几年,又怕真跳走了,会比现在更糟糕,毕竟经济不景气是事实,目前公司发展还是不错,老板买了地皮,有现成的厂房,可能过年回来会搬新工厂,可能会慢慢上正轨。不知道何去何从了。有想法过年回来再过几个月再考虑要不要走。
  • 名人堂
    8 楼#

    活出自我

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    cngbo:总结一下这毕业一年多的状态,面试过三家以后,最后锁定现在的工厂,公司一共有20人左右,两个老板,小老板管生产,大老板管销售,国内单基本上都是大老板接的,只有我一个外贸,公司成立以来的第三个外贸,我算是做的最久了的吧。一个人的外贸,没有团队,...回到原帖
    现在外贸都挺难做的,很多工厂的发展都特别不好,所以看到你描述的工作环境,还有公司发展,感觉还不错,虽然只有你一个,又怎么样呢,你可以从外界学习呀,关键是让自己快速的获得客户,你做出业绩了,老板自然会给你加人,你就不会孤单了,并且你到时候算元老级的,老板也会对你相对的好一些,跟对一个老板也不容易,好老板也不多,珍惜吧,哈哈

  • 9 楼#

    下一站幸福

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    相当一部分都是在外圈角落默默挣钱的 选择外贸就要挨得了环境

  • 10 楼#

    cn202038020

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    cn1512152984:现在外贸都挺难做的,很多工厂的发展都特别不好,所以看到你描述的工作环境,还有公司发展,感觉还不错,虽然只有你一个,又怎么样呢,你可以从外界学习呀,关键是让自己快速的获得客户,你做出业绩了,老板自然会给你加人,你就不会孤单了,并且你到时候算元...回到原帖
    很认可这个楼主加油

  • 11 楼#

    hebeikeyuan

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    俺也是这么做的,觉得每天都很充实也有所得

  • 12 楼#

    cn1516551050xdzd

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    楼主的对事情的先后安排很合理,谢谢分享

  • 13 楼#

    cn209760956

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  • 14 楼#

    Merry Jin

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    很实用的文章,给楼主赞一个

  • 15 楼#

    cn1001803255

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    又看到你的贴子了

  • 16 楼#

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    谢谢分享

  • 17 楼#

    dgritai

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    cngbo:总结一下这毕业一年多的状态,面试过三家以后,最后锁定现在的工厂,公司一共有20人左右,两个老板,小老板管生产,大老板管销售,国内单基本上都是大老板接的,只有我一个外贸,公司成立以来的第三个外贸,我算是做的最久了的吧。一个人的外贸,没有团队,...回到原帖
    搬了新厂会不会扩招啊,如果是,那你到时有可能带团队啦

  • 18 楼#

    jntenglong

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    学到了一些、谢谢分享

  • 19 楼#

    vinox

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    好方法


  • 名人堂

    每一个人都有她独有的思维模式和做事风格。因此,经常看到同样的事情,在不同的人手里,处理的方式,时间点,效果各不相同。

    效率的差异,其实就是由外贸业务人员日常工作的习惯(也就是思维模式和做事方式)来决定的。

    外贸业务每天工作之前,应该有一个习惯,读完所有的邮件!记住,不要读一个邮件处理一个事情,先读完所有,然后排序。

    排序就涉及到“四象限”原则,第一象限:紧急而重要,第二象限:重要不紧急,第三象限:紧急不重要,第四象限:不紧急不重要。

    即使都知道这个原则,在对一个事情的判断上,大家还是会出现不同的分类,以我多年的工作经验,我还会加上另外一个衡量标准:1. 是否主要是自己内部处理,2. 是否需要其他部门配合,并且时间不确定。

    根据四象限加上这个原则,我会对事情进行一个排序,从1开始,把读完邮件以后需要处理的所有事情全部排序,并手写清单,处理完一个划掉一个,以免遗漏,天天坚持。

    以上两件事情: 1.读邮件,2. 列清单,是每天早上开始工作之间首要做的事情,直接影响到你一天的工作效率。

    现在,我们再来举例分析,如何归类和处理事情,也就是我们开始做事的步骤!

    假设说你一天需要处理的事情分为:询盘,新订单,老订单跟进,订舱或文件工作,投诉。

    我们需要遵循“先外后内”的原则。

    也就是说,先给客户们集中写邮件,告知客户:你收到他们的邮件,会很快处理,这是一个最起码的常识和礼节。有一些业务总是觉得收到询盘,不把报价做出来就不好意思回复客户,或者说有投诉了,不把处理意见整出来就无脸见客户,看到订单不把合同做出来就不能回复客户。

    大错特错,你先给每个客户花1-2分钟发一封这样的邮件,会让客户心理上舒服很多,并且给自己留出足够的时间处理,客户收到你这样的简单邮件以后,知道你已经着手处理问题了,收到询盘了,会尽快报价;收到投诉了,会尽快处理; 收到订单了,会立马做合同,他就会得到心理上的安慰,会耐心等待你。

    接下来,根据四象限原则,把需要跟其他部门配合处理的事情,一一发书面的邮件给相关部门,如果特别紧急的,可以在邮件上标示紧急等并且及时跟催结果。

    处理完所有的对其他部门的邮件和事务安排以后,在等待他们处理的过程里,你就可以做那些主要集中在自己内部的事情,比如说做合同,报关文件,质保书,订单跟踪表,预收款表,订舱单等,并根据当天的事情,提前做好报价表,提前写好一些回复邮件等。

    如果没有收到相关部门的邮件,你还可以节省出来时间,观察你的订单跟踪表,历史的询盘统计,客户收款纪录,或者看看是否公司有新库存,新产品,或者促销活动等,寻找话题去刺激一些潜在客户,争取他们的互动,以便为自己获得一些额外的询盘机会。

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  • 现在开始运动到实际工作中,学习别人分享出来对自己有用的东西,一定会成长更快,谢谢楼主!



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