从外贸业务人员日常工作习惯中寻找提高效率的方式

每一个人都有她独有的思维模式和做事风格。因此，经常看到同样的事情，在不同的人手里，处理的方式，时间点，效果各不相同。

效率的差异，其实就是由外贸业务人员日常工作的习惯（也就是思维模式和做事方式）来决定的。

外贸业务每天工作之前，应该有一个习惯，读完所有的邮件！记住，不要读一个邮件处理一个事情，先读完所有，然后排序。

排序就涉及到“四象限”原则，第一象限：紧急而重要，第二象限：重要不紧急，第三象限：紧急不重要，第四象限：不紧急不重要。

即使都知道这个原则，在对一个事情的判断上，大家还是会出现不同的分类，以我多年的工作经验，我还会加上另外一个衡量标准：1. 是否主要是自己内部处理，2. 是否需要其他部门配合，并且时间不确定。

根据四象限加上这个原则，我会对事情进行一个排序，从1开始，把读完邮件以后需要处理的所有事情全部排序，并手写清单，处理完一个划掉一个，以免遗漏，天天坚持。

以上两件事情： 1.读邮件，2. 列清单，是每天早上开始工作之间首要做的事情，直接影响到你一天的工作效率。

现在，我们再来举例分析，如何归类和处理事情，也就是我们开始做事的步骤！

假设说你一天需要处理的事情分为：询盘，新订单，老订单跟进，订舱或文件工作，投诉。

我们需要遵循“先外后内”的原则。

也就是说，先给客户们集中写邮件，告知客户：你收到他们的邮件，会很快处理，这是一个最起码的常识和礼节。有一些业务总是觉得收到询盘，不把报价做出来就不好意思回复客户，或者说有投诉了，不把处理意见整出来就无脸见客户，看到订单不把合同做出来就不能回复客户。

大错特错，你先给每个客户花1-2分钟发一封这样的邮件，会让客户心理上舒服很多，并且给自己留出足够的时间处理，客户收到你这样的简单邮件以后，知道你已经着手处理问题了，收到询盘了，会尽快报价；收到投诉了，会尽快处理；收到订单了，会立马做合同，他就会得到心理上的安慰，会耐心等待你。

接下来，根据四象限原则，把需要跟其他部门配合处理的事情，一一发书面的邮件给相关部门，如果特别紧急的，可以在邮件上标示紧急等并且及时跟催结果。

处理完所有的对其他部门的邮件和事务安排以后，在等待他们处理的过程里，你就可以做那些主要集中在自己内部的事情，比如说做合同，报关文件，质保书，订单跟踪表，预收款表，订舱单等，并根据当天的事情，提前做好报价表，提前写好一些回复邮件等。

如果没有收到相关部门的邮件，你还可以节省出来时间，观察你的订单跟踪表，历史的询盘统计，客户收款纪录，或者看看是否公司有新库存，新产品，或者促销活动等，寻找话题去刺激一些潜在客户，争取他们的互动，以便为自己获得一些额外的询盘机会。

如果处理完，还有时间，还可以安排半个小时到一个小时的主动开发，搜索客户，或者做点网络推广的事情，为自己争取寻找到新的潜在客户。

最后，在你收到相关部门的回复以后，在一一的回复客户事情处理的结果。

这样你的时间才会被合理利用，既不会因为外部人员的处理耽误你的事情，也不会因为自己的排序错误而时间不够用。

沙发！每次失落都会来看姐姐发的帖子，找点正能量！

现在开始运动到实际工作中，学习别人分享出来对自己有用的东西，一定会成长更快，谢谢楼主！

你造福各位外贸网友啦！

谢谢楼主分享

谢谢分享，，，，，，

实用！

总结一下这毕业一年多的状态，面试过三家以后，最后锁定现在的工厂，公司一共有20人左右，两个老板，小老板管生产，大老板管销售，国内单基本上都是大老板接的，只有我一个外贸，公司成立以来的第三个外贸，我算是做的最久了的吧。一个人的外贸，没有团队，没有气氛学习，感觉没有进步，只有和老板一起出差会觉得有学到点新东西，可能是办公司待久了的缘故吧。公司同事都挺好的，车间同事也都是同龄，所以关系都不错，办公室四个人，除了老板娘就是我和另外一个文员，也比较融洽，工作环境还是比较自在。但是总觉得自己一个人孤军奋斗的感觉，没有团队，没有办法系统的学习，最重要的是出不了大单，都是小单，小单累积不出大客户的感觉，工厂是单休，单休就单休吧，我也是来了才知道，因为是单休因此所有的假期都要砍掉周六一天，所以法定节假日，别人三天，我们只有两天，国庆节只有4天或者5天。。目前除了散客，就只有一个跟了快一年的大客户，各种打样，国内外认证机构反复检测，拿了客户认可的证书，应该过完年回来是要陆续开始下单的，唯一的盼头吧，毕竟跟了有这么久了的。一直在纠结要不要继续的问题，怕自己在一棵树上吊死了，有一种浪费青春浪费时间的罪恶感，关键是每个月都拿底薪，好穷的感觉，总觉得应该找一个可以学更多东西的公司，现在的状态真的看不到太大的进步空间，不想两三年后回老家感觉自己白工作了几年，又怕真跳走了，会比现在更糟糕，毕竟经济不景气是事实，目前公司发展还是不错，老板买了地皮，有现成的厂房，可能过年回来会搬新工厂，可能会慢慢上正轨。不知道何去何从了。有想法过年回来再过几个月再考虑要不要走。

cngbo：总结一下这毕业一年多的状态，面试过三家以后，最后锁定现在的工厂，公司一共有20人左右，两个老板，小老板管生产，大老板管销售，国内单基本上都是大老板接的，只有我一个外贸，公司成立以来的第三个外贸，我算是做的最久了的吧。一个人的外贸，没有团队，...回到原帖

现在外贸都挺难做的，很多工厂的发展都特别不好，所以看到你描述的工作环境，还有公司发展，感觉还不错，虽然只有你一个，又怎么样呢，你可以从外界学习呀，关键是让自己快速的获得客户，你做出业绩了，老板自然会给你加人，你就不会孤单了，并且你到时候算元老级的，老板也会对你相对的好一些，跟对一个老板也不容易，好老板也不多，珍惜吧，哈哈

相当一部分都是在外圈角落默默挣钱的选择外贸就要挨得了环境

cn1512152984：现在外贸都挺难做的，很多工厂的发展都特别不好，所以看到你描述的工作环境，还有公司发展，感觉还不错，虽然只有你一个，又怎么样呢，你可以从外界学习呀，关键是让自己快速的获得客户，你做出业绩了，老板自然会给你加人，你就不会孤单了，并且你到时候算元...回到原帖

很认可这个楼主加油

俺也是这么做的，觉得每天都很充实也有所得

楼主的对事情的先后安排很合理，谢谢分享

赞lz

很实用的文章，给楼主赞一个

又看到你的贴子了

谢谢分享

cngbo：总结一下这毕业一年多的状态，面试过三家以后，最后锁定现在的工厂，公司一共有20人左右，两个老板，小老板管生产，大老板管销售，国内单基本上都是大老板接的，只有我一个外贸，公司成立以来的第三个外贸，我算是做的最久了的吧。一个人的外贸，没有团队，...回到原帖

搬了新厂会不会扩招啊，如果是，那你到时有可能带团队啦

学到了一些、谢谢分享

好方法

活出自我

每一个人都有她独有的思维模式和做事风格。因此，经常看到同样的事情，在不同的人手里，处理的方式，时间点，效果各不相同。

效率的差异，其实就是由外贸业务人员日常工作的习惯（也就是思维模式和做事方式）来决定的。

外贸业务每天工作之前，应该有一个习惯，读完所有的邮件！记住，不要读一个邮件处理一个事情，先读完所有，然后排序。

排序就涉及到“四象限”原则，第一象限：紧急而重要，第二象限：重要不紧急，第三象限：紧急不重要，第四象限：不紧急不重要。

即使都知道这个原则，在对一个事情的判断上，大家还是会出现不同的分类，以我多年的工作经验，我还会加上另外一个衡量标准：1. 是否主要是自己内部处理，2. 是否需要其他部门配合，并且时间不确定。

根据四象限加上这个原则，我会对事情进行一个排序，从1开始，把读完邮件以后需要处理的所有事情全部排序，并手写清单，处理完一个划掉一个，以免遗漏，天天坚持。

以上两件事情： 1.读邮件，2. 列清单，是每天早上开始工作之间首要做的事情，直接影响到你一天的工作效率。

现在，我们再来举例分析，如何归类和处理事情，也就是我们开始做事的步骤！

假设说你一天需要处理的事情分为：询盘，新订单，老订单跟进，订舱或文件工作，投诉。

我们需要遵循“先外后内”的原则。

也就是说，先给客户们集中写邮件，告知客户：你收到他们的邮件，会很快处理，这是一个最起码的常识和礼节。有一些业务总是觉得收到询盘，不把报价做出来就不好意思回复客户，或者说有投诉了，不把处理意见整出来就无脸见客户，看到订单不把合同做出来就不能回复客户。

大错特错，你先给每个客户花1-2分钟发一封这样的邮件，会让客户心理上舒服很多，并且给自己留出足够的时间处理，客户收到你这样的简单邮件以后，知道你已经着手处理问题了，收到询盘了，会尽快报价；收到投诉了，会尽快处理；收到订单了，会立马做合同，他就会得到心理上的安慰，会耐心等待你。

接下来，根据四象限原则，把需要跟其他部门配合处理的事情，一一发书面的邮件给相关部门，如果特别紧急的，可以在邮件上标示紧急等并且及时跟催结果。

处理完所有的对其他部门的邮件和事务安排以后，在等待他们处理的过程里，你就可以做那些主要集中在自己内部的事情，比如说做合同，报关文件，质保书，订单跟踪表，预收款表，订舱单等，并根据当天的事情，提前做好报价表，提前写好一些回复邮件等。

如果没有收到相关部门的邮件，你还可以节省出来时间，观察你的订单跟踪表，历史的询盘统计，客户收款纪录，或者看看是否公司有新库存，新产品，或者促销活动等，寻找话题去刺激一些潜在客户，争取他们的互动，以便为自己获得一些额外的询盘机会。

如果处理完，还有时间，还可以安排半个小时到一个小时的主动开发，搜索客户，或者做点网络推广的事情，为自己争取寻找到新的潜在客户。

最后，在你收到相关部门的回复以后，在一一的回复客户事情处理的结果。

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cn11156554412

沙发！每次失落都会来看姐姐发的帖子，找点正能量！

cn1000661515

现在开始运动到实际工作中，学习别人分享出来对自己有用的东西，一定会成长更快，谢谢楼主！

名人堂de小二

你造福各位外贸网友啦！

Lucy广州

谢谢楼主分享

哈萨克俄罗斯专线

谢谢分享，，，，，，

x5tech

实用！

cn11156554412

总结一下这毕业一年多的状态，面试过三家以后，最后锁定现在的工厂，公司一共有20人左右，两个老板，小老板管生产，大老板管销售，国内单基本上都是大老板接的，只有我一个外贸，公司成立以来的第三个外贸，我算是做的最久了的吧。一个人的外贸，没有团队，没有气氛学习，感觉没有进步，只有和老板一起出差会觉得有学到点新东西，可能是办公司待久了的缘故吧。公司同事都挺好的，车间同事也都是同龄，所以关系都不错，办公室四个人，除了老板娘就是我和另外一个文员，也比较融洽，工作环境还是比较自在。但是总觉得自己一个人孤军奋斗的感觉，没有团队，没有办法系统的学习，最重要的是出不了大单，都是小单，小单累积不出大客户的感觉，工厂是单休，单休就单休吧，我也是来了才知道，因为是单休因此所有的假期都要砍掉周六一天，所以法定节假日，别人三天，我们只有两天，国庆节只有4天或者5天。。目前除了散客，就只有一个跟了快一年的大客户，各种打样，国内外认证机构反复检测，拿了客户认可的证书，应该过完年回来是要陆续开始下单的，唯一的盼头吧，毕竟跟了有这么久了的。一直在纠结要不要继续的问题，怕自己在一棵树上吊死了，有一种浪费青春浪费时间的罪恶感，关键是每个月都拿底薪，好穷的感觉，总觉得应该找一个可以学更多东西的公司，现在的状态真的看不到太大的进步空间，不想两三年后回老家感觉自己白工作了几年，又怕真跳走了，会比现在更糟糕，毕竟经济不景气是事实，目前公司发展还是不错，老板买了地皮，有现成的厂房，可能过年回来会搬新工厂，可能会慢慢上正轨。不知道何去何从了。有想法过年回来再过几个月再考虑要不要走。

活出自我

cngbo：总结一下这毕业一年多的状态，面试过三家以后，最后锁定现在的工厂，公司一共有20人左右，两个老板，小老板管生产，大老板管销售，国内单基本上都是大老板接的，只有我一个外贸，公司成立以来的第三个外贸，我算是做的最久了的吧。一个人的外贸，没有团队，...回到原帖

现在外贸都挺难做的，很多工厂的发展都特别不好，所以看到你描述的工作环境，还有公司发展，感觉还不错，虽然只有你一个，又怎么样呢，你可以从外界学习呀，关键是让自己快速的获得客户，你做出业绩了，老板自然会给你加人，你就不会孤单了，并且你到时候算元老级的，老板也会对你相对的好一些，跟对一个老板也不容易，好老板也不多，珍惜吧，哈哈

下一站幸福

相当一部分都是在外圈角落默默挣钱的选择外贸就要挨得了环境

cn202038020

cn1512152984：现在外贸都挺难做的，很多工厂的发展都特别不好，所以看到你描述的工作环境，还有公司发展，感觉还不错，虽然只有你一个，又怎么样呢，你可以从外界学习呀，关键是让自己快速的获得客户，你做出业绩了，老板自然会给你加人，你就不会孤单了，并且你到时候算元...回到原帖

很认可这个楼主加油

hebeikeyuan

俺也是这么做的，觉得每天都很充实也有所得

cn1516551050xdzd

楼主的对事情的先后安排很合理，谢谢分享

cn209760956

赞lz

Merry Jin

很实用的文章，给楼主赞一个

cn1001803255

又看到你的贴子了

嗯

谢谢分享

dgritai

cngbo：总结一下这毕业一年多的状态，面试过三家以后，最后锁定现在的工厂，公司一共有20人左右，两个老板，小老板管生产，大老板管销售，国内单基本上都是大老板接的，只有我一个外贸，公司成立以来的第三个外贸，我算是做的最久了的吧。一个人的外贸，没有团队，...回到原帖

搬了新厂会不会扩招啊，如果是，那你到时有可能带团队啦

jntenglong

学到了一些、谢谢分享

vinox

好方法

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