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[索菲]索菲原创:商务英语邮件的15个细节(附实例)

楼主#
更多 发布于:2018-05-02 06:36
更多内容请查看个人博客:https://sophienotes.cn/或关注公众号索菲外贸笔记。

大家好久不见,接下来想和大家分享关于商务英语写作,我的一些心得和技巧。

先来和大家捋一捋写邮件的时候,关于格式上15点要注意的细节:

1、密送/群fa独显的功能请熟练操作

尤其是群fa独显,前阵子收到一个供应商的新产品推广邮件。因为她的邮件,我收获了4800个潜在客户邮箱。

因为她忘记设置群fa独显了,导致到大批量的客户信息曝光。原先我以为她是使用EDM系统群fa邮件,软件出了纰漏。后来得知是她自己疏忽,忘记设置群fa独显。

图片:Pic 1.png


这是很严重的低级错误,真的只能自求多福了。
2、空格和标点符号要规范

首字母大写,英文要用半角。这个很基础的知识点,并不是每个人都能达标。半角,即把切换到英文输入法时敲出的标点),而不是用中文输入法时输入的全角标点符号。
所以会看到很多邮件还是会出现中文的标点符号和不该存在的空格,比如:

图片:Pic 4.png


可能你会不以为然,这些不碍事。作为多年熟练英文写作的我来说,看到这些是相当碍眼的,那何况是地地道道说外语的老外呢? 所以这样的毛病一定要改。
打英文标点符号的时候一定要记得切换半角。示意图如下:

图片:Pic 2.png


3、慎用全部大写

欧美文化里,大写意指大喊,在投诉邮件里常见。无端端使用过大写,是对对方很不尊重,很不礼貌的行为。
但是在以下两种情况可以考虑部分单词大写:
a)    起强调作用,比如Please treat it as URGENT. 强调事件紧急。
b)    醒目,让客户注意得到,比如This model is with ONE YEAR'S WARRANTY. 这个型号1年保质期,突出保质期为1年。
 
 
4、字体及字体大小

常见的商务邮件字体包括Georgia, Calibri, Arial 还有Corbel. 字号10-12为佳。
当注意到客户习惯性用与你不一致的字体,可以在你复邮的时候,跟循他/她的字体,照顾对方的习惯,也不失为一种细心和体贴。
5、字体加粗的用法

先从以下2个句子来解析:

图片:Pic 3.png



× To ensure that you receive the goods by your requested date, please arrange the payment as soon as possible.
√ To ensure that you receive the goods by your requested date, please arrange the payment as soon as possible.

为了确保货物能在你要求的日期内送达,请尽快安排款项。
加粗,既能突出重点,又能让客户一眼瞧到。那怎样才是加粗的正确姿势呢?
当利于客户的方面,再考虑加粗。前半句,为了让客户能在他限定的日期内收到货物,这是利于客户的;后半句,让客户尽快付款,是利于供方的。

6、邮件主题要随着内容更换

比方话题Inquiry for School Bag 是客人发给你的,那么你回邮件 Re:
(是回复邮件自动生成的格式)后面可以加Re: School Bag Offer-20170314 书包报价,这样就有一个互动形式了,客人询价,你回复报价。
紧接着:客人回复:Re: Re: (第二遍回复了,故两个Re:) School Bag Offer-20170314,他要确认订单了,让你开合同。

那么你可以回复,去掉一个Re. 省得邮件主题等会Reeeee个不停,Re: Sale Note for School Bag +合同号,以此类推,等到比如货做好了,那么改为Re: Goods are ready for shipment.
这样当客人看到主题,都可以捕捉到邮件的梗概,有些大忙人客户时间很有限,忙的和陀螺一样,这样是在帮他们提高工作效率。他也会觉得你很用心,一直在更新进展。
7、邮件的内容应有适当的提醒,让客户晓得你在等他回邮

举个例子,可以以这样的内容表达:
本部分内容设定了隐藏,需要回复后才能看到
一收到你对样板的确认,我会马上安排大货。意在:你不确认,我就没能进展大货生产。

Please let me know about your thoughts. I'll follow up as you suggest. 而这句则意在:以你的意见为准。

 
8、应提醒对方邮件里含有附件,且附件的文件名字,请一定要另命名

切换不要出现qq截图48585fgr2frg, 或者jpg.008之类的图片名。

同时,多附件的时候,请在邮件里跟客户沟通清楚,比如你的附件为装箱单,发票,产地证明,邮件应为:
I am attaching herewith the following documents for your confirmation:
1) Packing list
2) Commercial Invoice
3) Certificate of Origin
图片命名:
1) Packing list
2) Commercial Invoice
3) Certificate of Origin
收件者才能省心,清心。
9、内容传递负面消息的时候,尽量使用长句

调查数据表明,稍微长的句子,可以缓解坏消息对人情绪方面的影响。
举个例子:
1)The shipment will be delayed for a week.
2) Sorry to inform you that the shipment has to be delayed for a week. I will keep you updated about the status.


长句可适用于货期延误,涨价中。
10、长邮件应该控制好段落

千万不要密密麻麻凑一堆。
今时今日,大家已经没有太大的耐心花在阅读长篇大论的文章里,更要把握好读者体验。
以项目符号分点,或将段落长度控制在5-6行左右,会更让人有阅读欲望。
11、及时回复,无论你不能此刻详细回应

I will revert as soon as I reach my office.
一到公司,会马上回复。

Currently I'm at the fair. Will get back to you by tomorrow.
现在我在展会上,明天之前回复到你。
总而言之,漠视对方的邮件是不明智的。如果客户在邮件里有具体明确的要求,即便无法当即完成,也应该大致告知可以完成/提供的时间,或者你们当前需要做的努力。
12、不要花样秀语法

要记得打动的是真诚/易懂的内容,而非太花俏的语法。不同国家的客户,回邮风格要随之更换。
千万别对着母语非英语的客户,尤其中东/南美客户,说复杂的长句。能一句话说明的,别绕来绕去,用高级句型。
适当的时候,可以切换成他们的语言来沟通,你会发现,原本以为很沉默寡言被动的客户,看到自己的语言,变得积极主动起来。
13、邮件长短,适客户风格而定

很多人还在纠结到底是要用dear还是Hi, 邮件到底是长而详尽,还是精短扼要。
其实正常情况下,配合客户的邮件风格是最好的。倘若客户很热情,喜欢和你在邮件开头寒暄打招呼,邮件内容也会很细致答复你,那你的邮件风格可以与他一致,让他觉得你也很热情。而非,对方花了很多时间写邮件给你,你回复ok, will do. 这多败兴。
但是当客户是惜字如金,且直奔主题,那么你也收起那些你今天过得好吗?你最近过得怎么样的客套话,直截简明去回复他要的内容。
14、重要邮件,考虑对方时差

比如大项目的方案,报价或者合同之类的邮件,应该考虑对方时差,在对方上班时间发送出去,这样一来确保在正确的时间能够让他及时看到邮件,也能让对方及早回应你。
15、针对邮件场景,附上相应的结束语
期待对方回邮:(如下表达供你参考)
本部分内容设定了隐藏,需要回复后才能看到
提醒对方如需帮助,请告知:(如下表达供你参考)
本部分内容设定了隐藏,需要回复后才能看到

下一篇商务英语邮件写作技巧,请查看索菲原创:你还在做无效跟进吗?(附案例分析)

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    你的帖子太TM牛了!
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沙发#
发布于:2018-05-02 06:54
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每天都收到好多好多留言和私信,原谅我个人精力有限,分身乏术。我会尽力抽时间查看,一些有代表性的问题,会以文章方式和大家分享下解决思路/个人见解。
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学习
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地下室#
发布于:2018-05-02 08:38
6666666~~
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发布于:2018-05-02 08:40
哇索菲姐姐终于更新了,细节决定成败,学习了。
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地下城市#
发布于:2018-05-02 08:57
谢谢分享
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发布于:2018-05-02 08:58
66666
日有纷纷梦,神魂预吉凶,庄周虚化蝶,吕望兆飞熊。
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地心#
发布于:2018-05-02 09:00
赞wwwwwwwwww
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发布于:2018-05-02 09:04
谢谢分享~~~~~~~
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Our company was established is 2015.We have a sales team with good ability and sense of good service for our clients. Refrigerants are our main products,The quality and quantity are surely guaranteed,we have our own ISO-TANKS,all size of cylinders and 3 production lines,so OEM is available.
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谢谢
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沙发哟
Si lo crees, hágalo en realidad.
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