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[我要分享]索菲原创:那些年我犯过的错和买过的单

楼主#
更多 发布于:2017-07-19 08:05
公众号:索菲外贸笔记

细节决定成败,一不上心一不留神就容易犯错。而等到你一次又一次地交学费后,你才学会长心眼。当有人说你精明谨慎,做事滴水不漏的时候,你自己才清楚那是多少次的经验教训换回来的。今天和大家分享发生在我自己身上的几个案例和我总结的经验教训。


本文主旨:
1)发邮件,忘记添加附件怎么办?
2)装柜监管不力,导致货物压坏
3)做漏货却因祸得福获得新订单
4)花13800RMB买的昂贵教训

Part:1 发邮件忘记添加附件怎么办?

这是最常见的低级失误,我刚入行的时候还常犯。心一急,或者事情一多,邮件发出去了才想起附件忘记添加。有遇到心更大的外贸业务员,等到我这边问,附件呢?她才意识到自己忘记添加附件了。

补救方式---追加邮件应为:
Sorry, here is the attachment.
My apologies, this is the missing attach.
 
那反过来:假设是客户发邮件过来,他自己忘记添加附件,应如何善意提醒他呢?

以下为几种参考表达:
①Sorry, no attachment in your last email. Please help resend it. ②Is it possible you can resend this? I didn't get the mentioned attachments. ③Thank you for sending me this however, the attachment seems to be missing, would you able to send it?④Looks like the attachment got lost in the last email, can you please resend it?

在这里有个能赢得客户好印象的小细节:

当客户发给你邮件cc他公司其他人,而他忘记添加附件时,你回复他的时候:不要选择回复所有人,只回复他。避免有些客户爱面子,会觉得有点尴尬。
 
这个情况,算不上是错误。百密总有一疏,但如果在发邮件时,仔细一点,不至于遇到可能很严谨的客户,留下你粗心马大哈的印象。


如何避免出现这样的小失误呢?
有附件的邮件,发邮件顺序应为:附件,正文,标题,收件人。

而Gmail用户或者Outlook用户还可以添加Forgotten Attachment Detector的插件,当附件漏发,而在正文中有attach的词被系统识别到的时候,它会提醒你别忘记添加附件。

Part2:装柜监管不力,导致货物压坏

客户订了一批不干胶,和其他一些货一起拼柜。按照要求制作了向上标志的唛头。

可是,在装柜过程却没和装柜师傅特别强调,结果装柜师傅为了争取最大的装柜空间,很多箱子都竖着装。而在一个月后收到客户投诉,图片显示8%的不干胶纸芯压坏了。纸芯压坏,意味着不干胶无法上机自动包装,因此只能做出相应赔偿。

从那以后,凡是装柜,凡是涉及到必须按照箱唛指示装货的产品,都要亲自到场或者交代清楚QC. 务必按照外箱标志装。

图片:Pic-1.png



从谈单到装柜关于包装应该留意哪些细节:

1)在客户确认订单前,如果该产品有不同种类的包装,且会影响价格,应发图让客户确认包装细节: This is our regular packing. Is it fine with you?

2)或者询问客户在包装上有没有特殊要求:
Do you have any special requirements on the packing?Do you have any special request concerning the packing?

3)如果客户担心包装,可以附图并和客户强调:All goods will be securely packed to assure safe.
Proper and secure packing will be ensured.We always make sure of the safe and secure packing.

以下几种产品要特别注意加固包装:

1)像挂历,画册等比较重的印刷品,要选用加厚的纸箱来装。纸箱可以小一点,单箱重量控制在20-25kg左右,容易搬抬。而如果有条件,一定要打上井字/十字带加固。
2)像玻璃杯,酒杯这类小型易碎品,可以采用蛋壳/泡沫包装盒这类防震材料的包装。
3)像大花瓶,镜子等大体积易碎品以及机械设备,可以将其竖直放置在木架上,固定捆绑好,然后在木架底下垫上橡胶减震块。
此外还有各行业还有其特殊的安全包装方式,比如防锈纸单个包装五金配件,充气气泡袋包装精密仪器或者陶瓷制品,这里不一一举例。

箱唛应该体现类似这些的英文标志语:
Please handle with care. 请小心轻放。
This side up. 此面朝上。
Fragile. Handle with Love. 易碎,请小心轻放。
Do not crush. 不能挤压。
Do not drop. 不要抛扔。

即便是寄小包裹给客户,也最好加强包装和贴有安全标志的唛头,最大程度去降低货运途中破损率。

而装柜或装车,要先拍带有集装箱号的空柜,或车牌号和未装货的车内图片,开始装车的时候拍图/装货的过程拍图/装完时关闭一半车门/柜门,拍图,以证明所有货物都有按照要求装载。

图片:Pic-2.png



Part3: 做漏货却因祸得福获得新订单

客户下了一个首饰店的首饰柜子,这个单子当时真是废寝忘食啊。设计出CAD图,有16份。而我负责把中文翻译并标注为英文,由于计量单位不同,还得把cm一一改为客户那边通用的inch.

图片:Pic-3.png


图片:Pic-4.png



要考虑天花板高度,空调通风口的尺寸,门位置,还得注意家具的尺寸,面板色,烤漆工艺,柜子抽屉的锁型,等等,而全部尘埃落定后确认是做20套背柜,50个玻璃矮柜,还有其他背板等材料。

小心翼翼对好所有细节,安排下单做的时候,工厂跟单却下漏了两个背柜。

而我因为当时忙过头,去验货的时候只拿着工厂的生产单来跟,完全忘记图纸上出的是20个背柜(报价单和合同不是按多少套来计量,而以材料多少米来计量)。

于是确认完所有细节完全按照生产单上要求来做后,直接安排装柜。

客户在收到货后开始安排安装,发现居然空了两处地方。他问,是否发少了两个背柜。而我的回答很坚定,全部是再三清点的,都已经确认装上柜子。同时我再次发了装箱明细,让他那边也对好数量。

可是客户把全部木箱拆开,根据序号对,盘点后还是坚持少了2个背柜。这时我才从头开始查起,才发现是在下生产单的时候,就漏做了。

是工厂跟单掉的链子,但也是我监管不力。第一时间和客户道歉并说我们会承担一部分的运费,马上安排制作剩余的2个背柜。

庆幸我遇到很通情达理的客户,还走了狗屎运。客户说不要走散货,再安排整柜出,发了另外一家店的制作要求给我,给我新的一张订单。

他说感谢我在这个订单过程的hard work辛苦工作,全部安装后他很满意做工,尺寸也都无误。这样善解人意的客户,我应该烧高香供起来。

言归正传,像这类的错误很常见。比如做漏,做少,或者明明和工厂交代客户要求,却还是没按照要求来做货。或者强调了货期很急,一不注意还是插单,耽误了交货时间。

该如何避免出现这些问题呢?

本部分内容设定了隐藏,需要回复后才能看到


Part 4:花13800RMB买的昂贵教训

客户安排做1500顶棒球帽,4个颜色。他寄来样板(如下图图1),而我在寄给工厂后安排下单。

图片:Cap.png



工厂在做货前还是给我发了绣花样确认,可是我也不知道是不是撞邪了,居然没盯出不对劲。往常的我会发图片给客户再次确认,那次统统都没有,直接和工厂说请安排大货。

结果货做出来了,我还是眼瞎没看出来,发了大货图片请客户安排余款。

客户说Big difference! 我才看出来大货把PREMIUM QUALITY 绣在一起,两个单词之间没有任何间隔。虽然客户寄来的样,间隔其实很小很小,但是大货是直接黏在一起了。

客户直接一句reject. 拒收。在我试图谈让利的时候,客户说It's not the price issue. We concern the quality!!!

我致歉后第一时间和客户说I will be responsible for that. Will send you the new embroidery logo sample for your approval. Then please bear with me for 2 weeks. Will re-make the caps accordingly.

我说我会全权负责。先安排出绣花样给你确认,再通融我2星期时间,我会重新安排制作。

而问题来了。1500顶帽子货值14800RMB. 错不在工厂,错在我,我的疏忽和大意!所以我应该承担全部责任。

我询问工厂,能不能在原来的帽子上改动。这是整片的绣花,没办法。也就是等于这1500顶因为字母绣在一起,变成废品。

因为那个时候手头很紧,我还绕过公司自己买单。当时甚至想,或者去天桥一顶3块钱卖了?哈哈。

后来我几经周折,大白菜价把这1500顶兜售一家专门收外贸库存尤其是残次品(但不影响使用和销售的货物)的公司,1500顶以1000块卖出。

所以这个案例13800RMB买的教训。客户的回应时:Thank you Sophie! You are very trustworthy.我也只能苦笑了。

来划重点,先给大家梳理下外贸过程中出现各种各样的样板:

photo sample 顾名思义,看照片做款。但是安全起见,也是要先出实样给客户确认才能安排大货。
physical sample 实样

pre-production sample 产前样,简称pp sample.一定要等客户确认,甚至如有必要,要寄样给客户
确认签名后才能安排大货。
 prodution sample
生产样,大货样,很多客户会要求寄批量生产的样版给他们看看不同批次出来的样
板,差异会不会很大?是不是和产前样的标准一样。
shipping sample船头样/船头办,又叫做top sample (Top Of Production sample) 是指出货前在大

货里抽取样板寄给客户,样板会比大货先到客户手里。客户以此知晓大货质量,再相应安排余款出货。
purchase sample 现货样板,指客户挑中款式或者指定按照市面上哪个款式来做,你方采购来参照的样板。

plain sample 空白样,像包装材料类似盒子,当设计还没确认,但是需要敲定尺寸,材质等细节时,会先出空白样。
fitting sample 服装样板用语,试身样

要全过程和客户保持沟通,规避风险,以下是我常用的一些表达,

本部分内容设定了隐藏,需要回复后才能看到

除了以上四个案例,还出现过报错价,这个因为之前有专题分享,详情请戳:外贸中报错价了怎么办?

这里就不一一赘述。因为篇幅关系,暂时先更到这里。什么时候再梳理其他的失误,再和大家分享。

希望引以为戒,专注和细心才能更加取得客户的信赖。

公众号:索菲外贸笔记。© 本文版权归索菲所有,一切形式转载请联系索菲授权。



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[cn1520472829vgzf于2018-09-28 05:57编辑了帖子]
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微信公众号:索菲外贸笔记。 个人博客:https://sophienotes.cn 一个超爱笑的80后女生。无培训,不开课,没出书,零广告,只在公众平台以文会友,将10年外贸实战经验和商务英语写作技巧与你分享。坚持原创,爱分享的人收获更多。简单的问题请百度或谷歌解决。外贸圈也有很多共享资源,自己先学会独立思考和摸索,印象会更深刻。私下咨询收费,伸手党请放过我。谢谢理解和支持。



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沙发#
发布于:2017-07-19 08:12
用户被禁言,该主题自动屏蔽!
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板凳#
发布于:2017-07-19 08:54
谢谢分享
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地板#
发布于:2017-07-19 09:03
多谢分享,学习了
来跟一全老师学谷歌SEO和外贸推广吧!
博客: http://www.yiquanseo.com
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地下室#
发布于:2017-07-19 09:15
谢谢分享,学习到很多。的确是在错误中成长的
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下水道#
发布于:2017-07-19 09:34
最近和工厂说好片材厚度一定要按照4mm做,结果大货出来很多偷工减料,重新在返工!
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地下城市#
发布于:2017-07-19 09:35
很不错!
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地核#
发布于:2017-07-19 09:45
受益匪浅,谢谢分享!
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地心#
发布于:2017-07-19 09:52
签到学习
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9重天#
发布于:2017-07-19 10:05
谢谢你的分享
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10楼#
发布于:2017-07-19 10:05
谢谢索菲的分享
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gdoneil
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11楼#
发布于:2017-07-19 10:09
好厉害
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12楼#
发布于:2017-07-19 10:14
谢谢分享
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cnshuangdi
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13楼#
发布于:2017-07-19 10:17
谢谢分享
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14楼#
发布于:2017-07-19 10:22
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cn1519589891ztnu
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15楼#
发布于:2017-07-19 10:34
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16楼#
发布于:2017-07-19 10:53
不错
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cntiqiao
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17楼#
发布于:2017-07-19 10:57
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发布于:2017-07-19 11:01
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19楼#
发布于:2017-07-19 11:05
虽然我现在还在开发客户阶段  但是先接触这些也不为过吧
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