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[新人学堂]【新人学堂114课】合理管理时间,争求最大效率

楼主#
更多 发布于:2017-06-08 14:16
小伙伴们,大家好呀!这一节想和大家分享下我的时间管理心得。

公众号:索菲外贸笔记

很多外贸新人觉得刚入行的时候,每天都在瞎忙。被安排产品上架,被分配很多关键词自己去配对,被要求写开发信,被叫去车间学习。一天和尚撞一天钟。枯燥又茫然。想学东西呢,又感觉太多无所适从,心有余而力不足。最重要的是,无论做什么努力,都感觉每天效率很低下。

本文主旨:
Part 1:我一天的工作安排
Part 2:导致做事效率低下的原因
Part 3:结合外贸行业,对症下药
Part 4:业务员一天的工作安排建议
Part 5:分享实用的APP进行辅助提高效率
Part 6:附TO DO LIST表格和跟进客户实用商务英语10句下载

好了,进入正文。篇幅还是有点长,请耐心查看。希望你能收获。

Part 1 我一天的工作安排

本部分内容设定了隐藏,需要回复后才能看到

 
Part 2 导致工作效率下降的原因:

这里指下很多新人在时间管理上的弊病:


1 忙,但是瞎忙
很多人包括有时候的我,一天跟陀螺一样忙着转,但是到洗完澡歇息下来,除了身心疲惫,一无所获。
 
瞎忙的人大抵是烂好人。为何如此说呢?自己深有体会。以前的自己是烂好人,怕得罪人,觉得什么事什么人都是同等重要,分不清主次。
有求必应,害怕拒绝。慢慢地给自己添加很多不必要的烦恼,和随之而来吃力不讨好的任务。这样都是在占用和消耗自己的时间和精力。

2 作息习惯不当
作为曾经资深夜猫子的我有发言权。以前白天特困户,晚上不三四点不睡觉。有时候是失眠,半夜打鸡血,做了很多现在想起来很无厘头的事情。比如起来收拾房间,更换床的位置,甚至起来写作,一写便到天亮。而带来的影响是深刻的,脸色不好。白天犯困,做事效率低下。也许你觉得越夜越精神,可是如果你白天还是要工作的话,这样无疑在消耗身体。

3 不懂得规划,不习惯记录
分不清轻重缓急的人,总是倾向于做事一把抓突然记起来这件事,而后又忘了。有时候不是自己手脚慢,而是根本没合理安排时间。没有目标,没有任务,就像没有将士带领的士兵,自己莽莽撞撞在乱闯。

4不够专注,太容易分神
现代人太多都因为手机做了低头族。做一会东西聊下天,刷下微博朋友圈。无法集中精力去做比较重要的工作尤其对于学习时间,那么收获也相当平凡,甚至容易犯错。

5拖延和逃避
高效的人明天的事情今天做,偷懒的人昨天的事情今天做。

遇到难题第一时间学着搁置,学习到不懂的懒得动脑子,觉得思考起来头疼,直接绕过。可是等到期限到了,敷衍交差了事。
 
6太过紧绷,学不会放松
因为面临压力或本身争强好胜,总觉得别人都在努力奋斗,自己也不能落后。这样的想法没错,但是如果马不停蹄,时间一久,身心疲惫。

以上这些简直是提升效率的绊脚石。

Part 3:结合外贸行业如何搬掉这些挡路石

现在根据这些弊病,给大家一些意见,仅供参考:


1Stay Organized.
善于归纳管理。不知道大家有没有这个体会。当你一忙,接收到各类文件,应接不暇时,桌面未重新命名的文件越来越多。然后等到你想整理的时候你力不从心,久而久之你的文件,甚至可能办公桌面,再到各类客户的管理上,都是乱的一塌糊涂。

这样无疑都是在拖你的办事效率。比方来说,当你想找一个文件,如果你有效命名,归档,你可以30秒内找出来的文件,就是因为你的不善管理,花费半天时间在搜索上面。
好习惯都是一点一滴积累起来的。

比方以下是我收到业务员的推广邮件的附件。命名是乱七八糟的。我是不会去看正文内容的了。那同理心,客户会不会从细节上去打量你的邮件呢?

图片:Attachment.png



参展的业务员是更需要善于分类客户,才能有效跟进的。这里不赘述,详情请戳:索菲原创:展会前后如何跟进客户  或 索菲原创:合作过的客户为何不再返单

2Work smart, not hard.
前者是聪明智慧地工作,懂得团队合作。即便单枪匹马,也学会主观性强去分配自己地时间;后者是蛮干,默默耕耘,做什么事都习惯亲力亲为的人。

当有人相求,不要变成讨好取悦型人格。你愿意做的,就不要抱怨;你不得不做的,就学会忍耐再等时间改变现状;你不愿意做的,就拒绝。在拒绝这件事上,越简单越好。我帮不上忙,不行,没空,不可以。绕来绕去解释半天,只会让自己觉得亏欠别人,或者甚至让对方觉得你亏欠了他,徒增很多烦恼。

明明是别人需要自己帮忙,是他亏欠你人情。帮多了不吭声变成顺理成章,帮不上忙就明确拒绝。如果你这不好意思,那不好意思,自己做一个包子,久而久之成了你亏欠他。学会拒绝,让生活更轻松。

3Early to bed and early to rise.
坚持早起早睡。作为曾经很严重的失眠患者,我以自己亲身经历和大家说一句,我如今已经把生理时钟调转过来了。如何做到的?坚持。你今天1点睡觉,明天12:30就是进步。每天改善一点点,让身体有个逐渐适应的过程。

睡前不要看太丰富的视频听太嗨的歌,最好在睡前泡泡脚。哪怕一开始不习惯,辗转反侧,都不要去开灯和拿手机,渐渐地一段时间后进入状态,你会感谢自己。周末我会选择夜猫一下,平日早起早睡。皮肤也会因此越来越好,最主要白天的经历精力会很充沛。

4)Plan Your Day.
一天的事务,要分清轻重缓急。而好记性,不如烂笔头。

在每天下班后或者刚上班的时候在笔记本上列一下To-Do-List(待办事项),边完成边进行打钩清点,便会知道今天完成的效率如何,进度怎样,再安排次日的行程和事项。
而列do-later-list(过后待办事项)。是因为每一天都会有各种各样的想法,可是某一刻想得激情澎湃,可能因为手头忙,过后就忘记了当时的热情,这一项可以帮助你备忘你的一些细碎做法,其实这样的记录越细碎越有趣。就算现在你没法做成,可能以后你条件足了,一下子就水到渠成了。
 
5)Play Hard or Take Breaks.
人不是机器,要懂得劳逸结合。我是奉行工作认认真真专注去做,玩要开开心心轻松去浪。

在参展的时候,业务员从早到晚站着,和客户回旋着,回到酒店还要实时跟进客户。体力在一直透支,更要休息得当。如果当天实在回复不来,可以和客户说
We are working on it and will update very soon. 并不是当天一定得交差,大多数客户都会理解的。他们也在展会中游走,也需要各地奔波。

6)Reduce Your Multi-tasking.
量力而行。很多人看到其他优秀的人也在努力,也想着一定得多学点东西,提升自己,让自己的生活更加丰富充实。这个想法是很好的,但是要根据自己能力程度去制定提升计划。不要一口气吃成胖子。

比如想学开发客户技巧,B2B平台优化,又想学函电写作技能,又想提高口语。太多的知识,多管齐下,你能不能去消化?

做事循序渐进,指定有效的学习计划。把业务的时间分配好,还得预留出来多点时间,当自己对知识懵懵懂懂的时候,继续反复学习强化,而不是一知半解,又进入到新的知识中去。这样只会想以前我们学到的猴子摘桃,摘完桃,摘西瓜,可是到最后一无所获。

Part 4: 业务员一天的安排建议

所以业务员的工作日应该如何安排才能提高效率呢?以下建议,仅供参考:

对于新人,刚出道的小白
关注当天的汇率,http://www.usd-cny.com/
处理好手头的邮件。按性质分清哪些是紧要的,哪些是需要时间去确认的。按内容分出来询盘新订单老订单跟进订舱或文件工作投诉。再以此跟进。哪怕不能当天完成,都要在当天回复客户处理情况。We are working on it. / We are looking into your issue and will revert soon.
通过搜索引擎的网络资源熟悉外贸流程,查缺补漏
了解行业内B2B平台的使用规则,每天给自己一定的任务量去注册B2B平台。并进行产品上架,定时更新。比如你负责的是印度市场,那肯定要注册印度本土比较流行的B2B平台,比如你做的机械产品,你应该先调查下机械制造行业口碑不错的免费B2B平台。
⑤在积累客户的一定的程度,制作客户管理表。每周二到周四进行跟踪。
⑥学习论坛上分享的技能,一点点积累,并要结合亲身实践去总结。因为很多客户周一会很忙,而周五面临即将到来的周末,周二和周四这段时间是比较好的跟踪时间。
⑦通过各类行业门户网学习产品知识,了解到市场行情,并且用英文总结出公司产品的优势。而非到客户砍价的时候,无法回驳。

而老业务员,在以上基础上是更需要着重去开发和维护客户的。

1)要给自己定下标准,把客户资源按国家地区分类,结合当地市场行情,推荐符合市场的款式,发开发信。
2学习开发客户技巧甚至可以学习下SEO网站优化知识,边学边实践,才能印象深刻。

3随着时间积累,客户资源肯定是越来越庞大。应该定期发邮件跟进客户,并且总结每一单的不足之处。请戳:索菲原创:合作过的客户为何不再返单

4遇到参展要提前做好准备,并且发邮件告知新老客户。详情请戳:索菲原创:展会前后如何跟进客户

Part 5:分享下比较实用的APP给大家

但是先打个预防针。APP的作用仅仅是辅助你优化你的时间,关键还是自律。当你不坚持,即便你桌面装再多的APP都只是闲置。

1)Basecamp (免费,不需要,有电脑和手机版)

2)
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3)
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4)
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5)
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这些年的经验告诉我,试图依靠一款软件、一个工具解决待办事项相关的所有问题,是不可能的。还是结合实用,才能提高效率。

有一个挺有趣的说法,叫做“三八理论每人每天的时间除了八小时工作,八小时睡觉,其他八小时属于自由支配时间。
 
其实要知道每一天不开心的根源在哪里很容易,要改变说来也很容易,只是如果细想,便会逐渐把这当中的改变复杂化了,因此才觉得这一步格外地难迈出去。 你只要想想,你是在当中哪部分不开心,然后就对那一部分加以改造。
  
如果八小时工作不开心,那么换份工作改变下环境,如果八小时睡觉失眠,努力调整作息,如果八小时自由支配时间里闷闷不乐,那么就改变下生活方式。

看,一分析起来尤其简单明了,但细化起来改造就不易了。 一系列纠结,矛盾,质疑的情绪席卷进来,“我也想换工作,可是我不知道我要干什么。”“我知道,我努力早睡了,可是就是睡不着。”“我好想积极生活,可是很懒,很倦。”“我想去旅行,可是有钱没时间,有时间没钱。”“我在等一个对的人,可是等不到我有什么办法。”“道理我都懂,可是真正做起来很难。”
 
有多少人中枪了呢?大多人会抱怨工资低,工作无聊,却也没有逃离的勇气,其实也是不自信或者心虚自己的能力不足以跳槽到更好的地方。当你腹诽着工作却日复一日的谦卑,是因为你没有找到心目中十全十美的,好马待伯乐,但是提升自身素质才是硬道理。而自由支配的时间,你可以吃喝玩乐,你可以在家上网,你可以看书写字,你可以报各种培训班,随你喜欢。
只是每种事情,都要有一个度,或者一个明确的态度。长时间只做一件事,起先可能兴致勃勃,慢慢又会开始迷茫,或者觉得日子一成不变,了无生趣。

所有人都希望有一份很激情挑战的工作,但没有人乐意全年无休地忙碌,所有人都希望能有轻松安逸的生活,但不可能天天都葆有喝茶赏花的闲情逸致。这便是度的问题。

一个人的时间花在哪里,日子一长,是可以看出来的。高效人士之所以能够思路清晰,做事很速度,是因为长年累月的经验总结。

Part 6: 表格下载和跟进商务英语下载:


1)分享平日跟进客户实用的商务英语,文档下载:跟进客户实用商务英语.docx(出售1 铜币, 54KB, 已下载1309次) 

2)PROJECT LIST-TO DO LIST两个表格 下载。
PROJECTS  (TO-DO LIST)-SOPHIE.xlsx(出售1 铜币, 14KB, 已下载886次) 

公众号:索菲外贸笔记。© 本文版权归索菲所有,一切形式转载请联系索菲授权。



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[cn1520472829vgzf于2018-09-28 06:02编辑了帖子]
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    2017-11-06 10:44
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    2017-09-25 11:00
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    你造福各位外贸网友啦!
    2017-09-07 10:23
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    你这么厉害圈妹造吗!
    2017-08-25 17:30
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    2017-07-07 10:38
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    在外贸圈上又发现一个牛人!希望继续分享!
    2017-06-10 12:42
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发布于:2017-06-08 14:34
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发布于:2017-06-08 14:42
索菲大神~
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发布于:2017-06-08 14:43
谢谢分享,时间管理挺重要的
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发布于:2017-06-08 15:11
简直牛掰,一天的时间安排那么满!我是起床困难户
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向大神学习
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发布于:2017-06-08 15:32
精神振奋了下
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谢谢你哦
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感觉这些毛病我都有,我得好好休整自己了谢谢
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索菲的干货总是信息量巨大!谢谢分享,辛苦了
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嗯! SOHO 的路上越赚越发
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