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    作者:外贸女匠(本文原创,如需转载,请联系本人授权)


    图片:展会1副本.jpg


    做生意很讲究天时地利人和,为了能走出去网罗更多客户,打造更佳的行业影响力,越来越多的中小企业选择去海外参展,直接接触当地客户,占据最佳“地利”条件。 但往往中小企业没有出国参展的经验,不熟悉整个出国参展的流程,搞得最好“出钱出力不讨好”,结合多年国内外参展经历,整理了一份海外参展的流程说明。

    今天主要分享国外参展的筹备的流程,主要分三个篇章,


    1. 展会选择
    2. 参展准备
    3. 展前推广

    (篇幅有限,如有不详尽之处,欢迎留言来探讨。)

    图片:海外1.jpg


    第一章   展会选择


    首先,(展前12个月或更早)
    公司参展计划应该是年度工作计划的一部分,无论是国内还是国外的行业展会,展会筹备负责人或团队都应该提前对整个行业的展会进行梳理熟悉每一个展会的时间,举办地点,往年的参展人数,参展效果。

    小贴士可以通过展览公司的网站了解,现在国内的展览公司都相对细分到每个行业,而且组织参展经验都比较丰富,能够提供全面的行业展会信息和一手的参展效果分析。

    其次,(展前12个月或更早)
    从所有行业展会中,挑选出目标展会,确定参展的预期,

    a.  通过分析目标展会的名气和客流量,预期展会能获取的客户数量和质量。

    小贴士展会官网都会有往年参展商名录和部分参展客户的名录可供下载。

    b.   扩大企业影响力,去参加国外知名展会有助于现有客户对其实力的肯定。

    c.    竞争分析,通过了解同行的展品和价格,看同行的最新技术展示,提升国际化视野,有助于制定近期或远期的企业发展规划



    参展前,也应该根据公司的需求,做好目标展会的成本分析

    主要是以下几个方面

    a.     展位租金
    b.     参展产品的运输和安装费用
    c.      参展人员费用



    第二章   参展筹备


    1. 展位选择(展前9个月或更早),
    原则上选择主展馆的主通道位置,因为主展馆和主通道意味着最佳的客流量,能够最大化的实现客户吸引;根据公司的预算和本身的实力,确定展位的大小。中小企业没有必要追求假大空,而应该是脚踏实地的选择最适合自己的展位。


    小贴士第一次参加海外展会,可选择通过展览公司来操作,尽早支付定金,预定展位。 特别是非英语国家,展览公司有专门的小语种翻译来帮助申请摊位和处理各种事宜。只需要跟着展览公司的步骤来进行,就能比较好的完成参展。

    2. 展位设计(展前9个月)

    a. 在确认展位的分配后,拿到展位的基本布局图,就可以开始设计展位和选择展品,并且准备宣传物料。

    展位的设计,原则上是 远观效果有视觉冲击力,近看突出展品,并有一定的功能分区,展示区,洽谈区,咨询区,休息区能够协调统一。

    小贴士大展位做特装效果,可以通过展览公司或自行联系当地的特装展位安装公司进行安排。

    b. 宣传物料,包括公司画册,展会赠品,名片等。

    公司画册,建议是小而精,展会上成百上千的供应商,客户很难带走大本的画册,而且大画册对公司来说成本也高。最好的选择是做成小U盘,印制上公司的LOGO,联系方式,且把公司的宣传材料全部放进U盘,方便客户携带。

    除宣传物料,其他物料的准备也非常重要;特别是标准摊位,面临着自己要拆开运到摊位前的包装,摆放展品,清洁展品等,所以必要的物料准备是必须的。

    根据多次参展的经验,准备了一份物料准备清单供大家参考。[附件]国外参展物品清单.xlsx  (13KB)


    请关注wechat 公众号 外贸女匠,回复关键词 展会,即可免费获得。

    3. 展品运输 (展前4个月或更早)

    图片:海运1.png


    选定资质优良的运输公司,一般展品运输公司都能提供仓库到展位的运输服务。

    需要认真阅读运输公司的各种条款,按照要求进行打包,在指定时间之前把货物送到指定仓库。

    展品运到指定仓库后,应至少每个月问一次运输进度,在展前2周,持续跟进展品运输情况,确保展品完好无损的到达公司的摊位。

    4. 员培训 (展前2个月或更早)

    a. 参加展会的业务员必须了解展品的所有知识,至少熟悉展品的价格;
    b. 熟悉展会礼仪和商务英语,客户接待注意事项;
    c. 了解主办国家的风土人情,和展会主办方提出的注意事项。

    小贴士不同国家的展会主板方会有一些不同的要求,比如在德国参展要求,展会5天,为了保证展会效果,主办方会要求参展商在最后一天的6点之前不能撤展,否则取消下次参展资格。而国内参展,就算是广交会,很多企业到最后一天的中午就开始撤展了。所以参展的时候,一定要仔细阅读主办方的一些细节要求。

    5. 行程安排 (展前3个月)

    跟展览公司出行,就完全按照展览公司的出团安排基本没问题, 展览公司会做好机票,食宿,交通工具,导游等各方面的安排。

    也可以选择半跟团式的出行,请展览公司承包展会期间的各种服务,但是把机票时间提前或退后,自行安排行程用于拜访客户。

    小贴士第一次参展不太建议,完全自助型的出行安排,不仅节约不了多少钱,而且耽误特别多时间。跟展览公司一起出行,能结识很多同行,交到不少朋友,感受到行业的活跃氛围。

    图片:展会成功1.png



    第三章   展前推广

    为了得到最好的参展效果,在展会开始前,公司要组织展会推广,邀请更多的老客户或者潜在客户来公司展位洽谈,提高展会效果。特别是知名度比较高的行业展会,利用展会的名气拉升公司的实力。

    如何进行展前推广?

    推广的途径

    [回复并刷新后可见]


    补充说明:

    护照和签证的办理
    确认参展的人员,要提前半年办好护照,提前三个月办签证,不同的国家有不同的要求,资料一定要准备齐全。美国,欧洲一些国家会有拒签的情况,所以公司要有人员的备选方案。

    海外参展补贴政策
    企业去国外参展,一般都会有很大幅度的补贴,这就是为什么建议第一次参展与展览公司合作,因为展览公司会比较清楚怎么申请补贴。



                                                                                                        公众号: 外贸女匠  

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  • 1 楼#

    小鸟一哥

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  • 2 楼#

    翻蔷路由器QQ 715389136

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    好经典啊

  • 3 楼#

    cn1520886891tzjw

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  • 4 楼#

    cn1515509197kpeb

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    多谢分享!

  • 7 楼#

    iWendy

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    展会

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    ycsunz

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    学习66665

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    外贸菌

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    谢谢分享

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    Jenifer

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    参展前的准备工作确实很重要

  • 11 楼#

    cn220302330

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    很感谢分享

  • 12 楼#

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    太厉害了

  • 14 楼#

    bopaiwujin

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    bucuo

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    keylux

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  • 16 楼#

    cn1520570631ujwp

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    谢谢

  • 18 楼#

    哈萨克俄罗斯专线

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  • 19 楼#

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    ssssssssssssssssssssq


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    做生意很讲究天时地利人和,为了能走出去网罗更多客户,打造更佳的行业影响力,越来越多的中小企业选择去海外参展,直接接触当地客户,占据最佳“地利”条件。 但往往中小企业没有出国参展的经验,不熟悉整个出国参展的流程,搞得最好“出钱出力不讨好”,结合多年国内外参展经历,整理了一份海外参展的流程说明。

    今天主要分享国外参展的筹备的流程,主要分三个篇章,


    1. 展会选择
    2. 参展准备
    3. 展前推广

    (篇幅有限,如有不详尽之处,欢迎留言来探讨。)

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    第一章   展会选择


    首先,(展前12个月或更早)
    公司参展计划应该是年度工作计划的一部分,无论是国内还是国外的行业展会,展会筹备负责人或团队都应该提前对整个行业的展会进行梳理熟悉每一个展会的时间,举办地点,往年的参展人数,参展效果。

    小贴士可以通过展览公司的网站了解,现在国内的展览公司都相对细分到每个行业,而且组织参展经验都比较丰富,能够提供全面的行业展会信息和一手的参展效果分析。

    其次,(展前12个月或更早)
    从所有行业展会中,挑选出目标展会,确定参展的预期,

    a.  通过分析目标展会的名气和客流量,预期展会能获取的客户数量和质量。

    小贴士展会官网都会有往年参展商名录和部分参展客户的名录可供下载。

    b.   扩大企业影响力,去参加国外知名展会有助于现有客户对其实力的肯定。

    c.    竞争分析,通过了解同行的展品和价格,看同行的最新技术展示,提升国际化视野,有助于制定近期或远期的企业发展规划



    参展前,也应该根据公司的需求,做好目标展会的成本分析

    主要是以下几个方面

    a.     展位租金
    b.     参展产品的运输和安装费用
    c.      参展人员费用



    第二章   参展筹备


    1. 展位选择(展前9个月或更早),
    原则上选择主展馆的主通道位置,因为主展馆和主通道意味着最佳的客流量,能够最大化的实现客户吸引;根据公司的预算和本身的实力,确定展位的大小。中小企业没有必要追求假大空,而应该是脚踏实地的选择最适合自己的展位。


    小贴士第一次参加海外展会,可选择通过展览公司来操作,尽早支付定金,预定展位。 特别是非英语国家,展览公司有专门的小语种翻译来帮助申请摊位和处理各种事宜。只需要跟着展览公司的步骤来进行,就能比较好的完成参展。

    2. 展位设计(展前9个月)

    a. 在确认展位的分配后,拿到展位的基本布局图,就可以开始设计展位和选择展品,并且准备宣传物料。

    展位的设计,原则上是 远观效果有视觉冲击力,近看突出展品,并有一定的功能分区,展示区,洽谈区,咨询区,休息区能够协调统一。

    小贴士大展位做特装效果,可以通过展览公司或自行联系当地的特装展位安装公司进行安排。

    b. 宣传物料,包括公司画册,展会赠品,名片等。

    公司画册,建议是小而精,展会上成百上千的供应商,客户很难带走大本的画册,而且大画册对公司来说成本也高。最好的选择是做成小U盘,印制上公司的LOGO,联系方式,且把公司的宣传材料全部放进U盘,方便客户携带。

    除宣传物料,其他物料的准备也非常重要;特别是标准摊位,面临着自己要拆开运到摊位前的包装,摆放展品,清洁展品等,所以必要的物料准备是必须的。

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    3. 展品运输 (展前4个月或更早)

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    选定资质优良的运输公司,一般展品运输公司都能提供仓库到展位的运输服务。

    需要认真阅读运输公司的各种条款,按照要求进行打包,在指定时间之前把货物送到指定仓库。

    展品运到指定仓库后,应至少每个月问一次运输进度,在展前2周,持续跟进展品运输情况,确保展品完好无损的到达公司的摊位。

    4. 员培训 (展前2个月或更早)

    a. 参加展会的业务员必须了解展品的所有知识,至少熟悉展品的价格;
    b. 熟悉展会礼仪和商务英语,客户接待注意事项;
    c. 了解主办国家的风土人情,和展会主办方提出的注意事项。

    小贴士不同国家的展会主板方会有一些不同的要求,比如在德国参展要求,展会5天,为了保证展会效果,主办方会要求参展商在最后一天的6点之前不能撤展,否则取消下次参展资格。而国内参展,就算是广交会,很多企业到最后一天的中午就开始撤展了。所以参展的时候,一定要仔细阅读主办方的一些细节要求。

    5. 行程安排 (展前3个月)

    跟展览公司出行,就完全按照展览公司的出团安排基本没问题, 展览公司会做好机票,食宿,交通工具,导游等各方面的安排。

    也可以选择半跟团式的出行,请展览公司承包展会期间的各种服务,但是把机票时间提前或退后,自行安排行程用于拜访客户。

    小贴士第一次参展不太建议,完全自助型的出行安排,不仅节约不了多少钱,而且耽误特别多时间。跟展览公司一起出行,能结识很多同行,交到不少朋友,感受到行业的活跃氛围。

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    为了得到最好的参展效果,在展会开始前,公司要组织展会推广,邀请更多的老客户或者潜在客户来公司展位洽谈,提高展会效果。特别是知名度比较高的行业展会,利用展会的名气拉升公司的实力。

    如何进行展前推广?

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    护照和签证的办理
    确认参展的人员,要提前半年办好护照,提前三个月办签证,不同的国家有不同的要求,资料一定要准备齐全。美国,欧洲一些国家会有拒签的情况,所以公司要有人员的备选方案。

    海外参展补贴政策
    企业去国外参展,一般都会有很大幅度的补贴,这就是为什么建议第一次参展与展览公司合作,因为展览公司会比较清楚怎么申请补贴。



                                                                                                        公众号: 外贸女匠  

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