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    外贸基友团

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    “夭寿咯,这年头,资本主义想开除个人,什么理由都能想出来!”
     
    从展会上回来还没有几天,Ellison就听同事说,自己之前一直想追的小姑娘Kathy被公司给辞退了。
     
    作为一个血气方刚的好男儿,发现自己的爱情萌芽就这样被无情地扼杀后,Ellison自然是悲痛欲绝的。
     
    尤其是当他发现,自己的梦中情人被辞退的理由,居然只是——“在工作中使用VX和客户进行沟通”时,Ellison对于组织的怨愤就更加激烈了。

    虽然在出发去展会之前的几个月,公司就已经下发了【禁止使用Qq、VX等即时通讯工具进行重要事项的沟通】的通知到各个部门。

    但事实上,谁也没有把它当回事。

    不用即时通讯工具,改用邮件沟通?老板也太专制了吧连这点芝麻绿豆的小事都要管,真当自己是古代的帝王吗?
     
    这一来一回的,很多信息都会被淹没在时间的洪流里,等最终好不容易把所有信息都确定下来时,客户说不定早就把单下给别人了。
     
    又不是山顶洞人,凭什么不让我们用即时通讯工具?难道是担心我们会私自联系客户,进行暗箱操作?我连工资的多少都交给你来决定了,你连这点信任都不能给我吗?
     
    因为如上这些想法,即使公司已经明令禁止了,大家也依旧还是我行我素。
     
    而直到Kathy又一次踩到雷区后,这件事情才彻底地爆发了。

    2

    根据小鲜肉Zoe的描述,当时的情况是这样的:
     
    因为供应商的质量出现了一些问题,所以Kathy一直在VX上想办法和他们就这件事情做协商。

    最终供应商做出了让步,同意Kathy可以在货款中直接扣除赔偿款。
     
    然而,这件事过去几个月后,供应商的财务突然联系到了Kathy的部门主管,表示还有一笔超清货款没有结清。
     
    大家都觉得很奇怪,明明所有的款项都已经付清了呀,怎么可能还有什么超期货款?
     
    但既然供应商这么说了,大家就只好吭哧吭哧地去找原因了。
     
    结果发现,当初供应商业务答应Kathy的这笔赔偿款并没有上报给财务,结果就在财务体系中形成超期货款了。

    事情发展到这一步,似乎也并不难解决,只要拿出证据,表明供应商的业务确实答应过这件事情就好了。
     
    但糟糕的是,这名供应商业务前不久已经离职了。而且因为他的离职,Kathy也主动地删除了对方的VX。
     
    这时候就算有理你也讲不清了,没证据什么都是白搭。
     
    供应商的财务则吃准了这一点,威胁说,如果不把尾款钱给付了,就要上报中信保。
     
    没办法,最终公司只能自己吃下这个哑巴亏。
     
    听到这里,痴情郎Ellison自然是要帮她的女神甩锅的:

    “这种事情谁能想到啊,如果供应商的业务没有犯错,用即时通讯工具也没有什么大问题啊,我女神她只是运气不好罢了。”

    3
    然而,锅还没甩完,小鲜肉Zoe就不急不慢地开口说道:“根据汉德公式,这个锅还非得她背不可。”
     
    可能有些朋友对于汉德公式还不太了解,我在这里稍微给大家解释一下。
     
    所谓汉德公式,它是由法官汉德,[回复并刷新后可见]
    避免意外的成本:用邮件进行沟通,成本几乎为零。

    意外发生的概率:即使供应商业务没有出错,还是可能会发生各种意外,譬如理解偏差等。

    意外造成的损失:公司只能再多打一笔钱给到供应商。
     
    由此可见,汉德公式是完全成立的,这次的事件,Kathy是非背锅不可了。
     
    听完小鲜肉Zoe的解释,Ellison还想再挣扎一下:“就算你说的都对,可是也犯不着开除我女神吧。”
     
    “这样的错误,Kathy她已经不是第一次犯了。

    她上一次用VX和客户联系的时候,就出现了误会,浪费了好多时间才和客户解释清楚。因为损失不大,所以公司也就没有怎么处罚她。”

    Zoe一边翻阅着《金字塔原理》,一边头也不抬地回答道。
     
    眼瞅着小鲜肉Zoe并不太愿意搭理自己,Ellison只好自言自语地说:“即时通讯工具有这么可怕吗?”

    4

    即时通讯工具可怕吗?
     
    当然可怕!要知道,它在给我们的工作和生活带来便利的同时,也带来了两个巨大的问题:

    1
    对专业性提出了更高的要求和挑战。
     
    对于还没有达到“专业水准”的菜鸟来说,使用即使通讯工具和客户进行沟通,无异是把自己扒光了送到客户面前。
     
    这就像是,为什么正规的英语考试,除了笔试之外,一定还会给你安排一个口语考试。
     
    因为书面上的东西,你有足够的时间去措辞和思考,甚至你还可以提前背好几个模板。


    但如果是一对一的实时对话,你就得把自己肚子里的墨水全部倒出来才行了。
     
    所以,越是即时性,才越能看出你的真本事。
     
    譬如,我当初还是个菜鸟时,每次客户在MSN问我一个问题,我都紧张得心跳加速,恨不得能够有一个同事坐在我的旁边,随时帮我解答客户的所有问题。
     
    而这就是即时通讯工具的特殊性。它和邮件最大的不一样就是,对于及时回复和互动的要求非常强一个不小心对方就很容易能够察觉到你到底是专业还是不专业。

    2
    即时通讯工具会让我们的沟通变得极其碎片化。
     
    大家想必都有这样的经历,当你使用VX和别人进行沟通时,整个沟通过程其实是不成系统的
     
    一开始你问的可能是A问题,但没聊两句你可能又会跳到B问题。

    此时最容易出现的情况就是,所有的问题你都开了一个坑,但所有的问题又都得不到完整的解决。
     
    除此之外,使用即时通讯工具,还很容易会产生错位沟通的情况。
     
    举个简单的例子:你问供应商“明天可以发货吗”,供应商回复你说“可以”。
     
    请问,我们这个时候能够得出供应商明天可以发货这个结论吗?
     
    不一定的,因为即时通讯工具的碎片特性以及话题的混乱交错,我们根本不知道对方口中的“可以”,到底针对的是发货的问题,还是其他的问题,此时就很容易会产生沟通上的误会。

    所以,对于管理者来说,禁止下属通过即时通讯工具进行重要事项的沟通,是绝对有必要的。
     
    而所谓重要事项,指的就是任何涉及到下单、合作、付款、交货、票据等容易产生严重后果的事情。
     
    对于这些,我们不仅要通过即时通讯工具进行沟通,即使情况特殊不得不通过这些工具进行沟通的话,也必须在事后以邮件的方式做最终的确认。

    而且所有的事宜以邮件为判断标准,而不能够以即时通讯工具的聊天记录为判断标准。
     
    总而言之,即时通讯工具作为一把双刃剑,虽然有利也有弊,但在工作沟通这个场景中,我们还是应该尽可能地系统一点,正式一点,避免出现失误。

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