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  • 名人堂
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    丹牛

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    看着眼前来来往往的同事,James的心里五味杂陈。


    公司成立已经八年了,从一开始的盆满钵满,到现如今的入不敷出,James明白,如果再继续维持现状,公司就得跟着自己一起完蛋。


    其实一开始的时候,整家公司只有James一个人冲锋在前,剩下两个小助理帮忙处理一些杂事,三个人好不快活。


    到了中期,两个小助理已经不能再满足客户的订单需求了,公司里的人数也随之膨胀了起来。


    而现在,不知不觉中,居然已经到了“人满为患”的地步,这让James好几次都想要挥下裁员的大刀。


    可问题是,裁员真的能够解决问题吗?


    工作还是那些工作,流程还是原来的流程,裁员明摆着就是治标不治本啊!


    怎么办?


    对于James的困境,我的建议是,要想让公司实现“科学瘦身”的目的,关键还是得把【复杂度】作为问题解决的切入点。


    什么意思呢?


    从供应链的角度来看,复杂度可以分为三种类型:


    1、产品的复杂度。


    譬如,一个杯子有10种形状,每个形状有10种颜色,每种颜色又有三个供应商。


    这些统统都会带来产品的复杂。


    2、组织的复杂度。


    譬如,仅仅只是上方提到的杯子,就有这么多的型号和供应商。


    产品越复杂,需要的人越多,这意味着,公司不得不配置更多的设计人员、采购人员和管理人员等。


    3、流程的复杂度。


    人一多,流程自然也就复杂。


    例如一张价格审批单要经过主管、经理、总监、总经理、副总裁,技术、生产、财务...etc。


    在这么长的流程里面,可能某个大忙人三天两头出差不审批,可能某某看到了审批单就是卡着不过审。


    这些都属于是流程的复杂。


    而复杂度上升所带来的最大后果,就是成本的上升和管理的混乱。


    譬如,作为一家贸易公司的老板,James现在只能眼睁睁地看着自家公司被推向负盈利的深渊。


    2


    在这三种复杂度中,最让人头痛的,还当属是【流程的复杂度】


    为什么?


    因为有权力改变和优化流程的人,他们早就已经从一线跳了出来,“不食人间烟火”的的高层们,是很难能够体会到流程复杂所带来的痛苦的。


    至于那些每天都在痛苦的前线挣扎着的执行层们,他们除了无力改变这种现状外,最可怕的是,他们还会慢慢地适应这种流程。


    譬如,虽然我知道安卓系统不稳定,也知道苹果系统才是我的最优选。


    但因为贫穷,所以我只能抱着安卓手机过日子。


    那么,假使有一天,我的朋友送了我一台IPhone,由于我的使用习惯已经被大脑记忆了,我可能还是会灰溜溜地用回安卓手机。


    同样道理,即使后续组织想明白了,决心要对流程进行优化时,执行层可能还会忍不住揭竿而起,对“邪恶”的管理者势力说不。


    正是因为有如上这些因素的存在,复杂的流程才最终演变成了西天取经路上打不死的妖怪啊。


    那么,到底什么是流程的复杂呢?


    举个简单的例子:


    前段时间我去上海开了一场线下活动,报名的流程就是存在复杂性的。


    用户在报名之后,系统并不会自动给出一个“您已成功报名”或者“报名不成功”的反馈,而是直接就返回了原来的页面。


    这个时候,用户肯定会心存疑虑,担心自己是不是报名不成功,随后就该是给主办方发去疯狂夺命Call了。


    (同样道理,假如你公司有订单进度实时反馈机制的话,客户何至于时不时给你发个邮件问到底什么时候可以发货?)


    而对于主办方来说,在这次的活动流程中,他就得额外配置一个客服小妹妹,来给复杂的流程“打补丁”。


    当然,你可能会问:


    明明就是加一个反馈机制就能够解决的事情,为什么大多数公司就是不干呢?


    原因有二:

    [回复并刷新后可见]



    3


    那么,我们到底要如何进行流程的优化呢?


    对此,我的建议如下:


    1
    高层人员必须具备改变的决心。


    作为一件重要不紧急的事情,流程的优化靠的不是能力,而是高层的决心。


    可能在高层人员看来,是否进行流程的优化,并不重要,毕竟自己没有切肤之痛。


    然而,高层需要看到的是,虽然饱受复杂流程折磨的是执行层,但最终受伤的还是客户和自己啊。


    譬如,因为你没有设置订单进度的反馈,所以客户只能一次又一次地给你发确认邮件;


    譬如,因为需要有人去回复客户的确认邮件,所以公司的人员变得冗杂;


    譬如,因为公司的人员冗杂,所以带来了管理的复杂和成本的上升……


    固然,所有流程的存在,都有其历史原因。


    但也正因为“历史”二字,也说明它可能已经不再适合当今的效率需要了。


    可假如改的话,又容易产生“阵痛”。


    到底要不要改,应该如何改,考验的是一个经营管理者的魄力。

    2
    除了决心之外,还需要配合方法。


    我常常在公司说一句话就是:


    假如一件工作你干得很辛苦,一定是方法出现了问题。不是方法用错了,就是工具用错了。


    举个简单的例子:


    大家可以想象一下,如果没有工具帮助我们对客户进行管理,会出现什么情况呢?


    譬如,你怎么知道自己上一次联系这个客户是什么时候,你们具体都交谈了什么内容?


    譬如,员工离职的时候,你怎么确保对方把所有的客户资料,都已经完整地交接给了新人呢?


    譬如,在对业务员的工作进行分工时,你怎么能够确保做到明确和科学呢?


    如果没有工具,所有的东西我们都只能依赖于人脑。


    流程得不到优化,效率怎么可能提升,人员的冗杂自然也就不可避免了。


    而当我们解决了流程上的问题,能够对其进行优化提速,甚至实现自动化,公司自然也就不再需要这么多人了。


    ——END——

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    太长了没看。。。。。。

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