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[行业精华和聚焦]外贸部业务员工作流程

楼主#
更多 发布于:2013-08-14 12:08
外贸部外销员负责寻找客户、合同洽谈及签订、与客户联系等工作。具体工作流程如下:
一、跟公司的联系。
1、  书面记录:
跟单员做为公司的代表与驻外外销员进行联系,外销员将与跟单员联系的一切内容都要如实记录下来,每笔业务结束后,将所有的联系记录都要存档,备查。
2、  四小时回复:
外销员与跟单员联系时,联系的每项事情都要在规定的时间内给予答复,如果没有规定时间的,要在四小时内给予答复。
3、  工作汇报:
外销员于每个星期的星期五将本周的工作汇报交于跟单员,由跟单员上交给外贸部经理。汇报内容为:本周的工作情况汇报,下周的工作计划、市场情况分析、对公司的建议等等。
4、   财务报表:
外销员于每月的1号将上个月的财务报表交于跟单员,由跟单员交于外贸统计员。
二、搜集客户信息
1、  通过网站搜集客户购机信息(阿里巴巴、在线广交会等)
2、  通过展会搜集客户信息。(广交会、国外展会等)
3、  通过中介人搜集客户信息。(老客户、外贸公司、制粉专家等)
4、  通过公司搜集信息(客户发邮件,发传真或打电话直接联系等)
三、建立客户档案
1、  外销员的搜索到客户购机信息后,马上联系客户,了解清楚客户的国家、公司名称、地址、主要业务、联系人姓名、联系方式(电话、传真、电子邮箱)以及从哪里了解到我公司的信息等内容。并将这些记录在《外贸客户信息管理表》中。并将此表传于跟单员保存备查。
2、  驻外外销员将所有客户的联系情况及与客户的邮件往来等内容、以及询问公司的问题和公司的答复等内容都要记录在《外贸客户信息管理表》中,并传于跟单员及时更新。
四、业务洽谈:
1、  确定机型:首先要问清客户购买我们设备的型号,了解客户想达到的要求(比如日产量、面粉的标准及对机器尺寸、动力等方面的要求等),以及客户的场地、厂房等条件。并对比客户想购买的机型适合不适合客户现有的条件及能不能满足客户提出的要求。如确定不能满足,建议客购买适合的机器。
2、  报价:将双方确认好的机型、数量、交货期、付款方式等内容填写成《报价单》给客户正式报价。并将《报价单》记录在《外贸客户信息管理表》中。
3、  合同洽谈:
1)        与客户洽谈时,由跟单员负责与技术部总工联系,由总工指定一名工程师负责此客户的技术谈判、图纸制做、配制的确认及其它技术方面的工作。
2)        结合工程师,对设备的各种技术参数、客户对设备的要求、对面粉的要求、设备的配制等与客户进行确认。
3)        结合计划科、技术部、外贸包装组等,对设备的提货时间等与客户进行确认。
4)        结合外贸部经理,对价格、付款方式等合同条款与客户进行确认。
5)        将所有与客户洽谈的内容都要记录到《外贸客户信息管理表》中,并及时传于跟单员更新。
五、合同评审
1、  把所有合同条款跟客户确认完后,签订合同之前,要把祥细情况报于外贸部主管经理,由主管经理负责组织技术部、计划科等部门对合同草案进行评审,评审内容为:
1)        技术部:对客户的要求、对设备的要求、对成品的要求、设备的配制、技术参数等进行评审。
2)        计划科:对设备的提货时间进行评审。
3)        外贸部经理:对合同条款进行评审。
4)        总经理:对价格低于成本价、大机型、改变工艺的特殊机型进行评审。
2、  以上评审先口头确认,等合同签订后,再在《外贸合同评审纪录》上补上签名。
六、合同签定
1、  合同草案得到外贸部经理同意后,方可签订外贸《销售合同》。
2、  如果为小型设备或长期购买的经销商,没有必要签订合同的,可以让客户签订一份公司的《销售确认书》,效力等同合同。
3、  合同签订后,外销员立即填写《合同评审纪录》,并和《合同》、《配制单》一起在三天内传给跟单员。跟单员让各评审人员在合同评审纪录上补上签字后将合同等交外贸部统计员保存。
七、催款,催证、审证、改证
1、催款、催证:合同签订后,外销员应催客户及时汇款或开立信用证。并在客户汇款或开证后第一时间通知外贸部统计员客户汇款的币种、金额、汇款的款项、汇款的国家等信息。
2、审证:信用证开立后,由外销员负责翻译成中文并初审,填写《信用证评审记录》交于外贸单证员。由外贸单证员负责复审。
3、改证:制单员复审信用证后负责提出修改意见,同时交与外销员负责和客户联系修改信用证。
八、汇款证明:
1、  客户如用现金电汇的,外销员负责让客户及时将汇款证明到公司。
2、  客户如用信用证的,客户开证后,由外销员负责将信用证文本传真至公司。
九、通知生产:
1、  外贸跟单员收到外销员的合同后,就与技术部联系确认做图制单需要的时间,与计划科联系确认机器生产需要的时间,与外贸包装组确认包装需要的时间。与单证员联系确认船期及运费等事项。并将上述情况报于外销员。
2、  驻外外销员根据跟单员汇报的情况,结合客户的付款情况和对到货时间的要求,确定好下生产通知的日期、装箱的日期、发船的日期、将上述日期书面传于跟单员。
3、  跟单员凭上述的日期证明,《合同》《合同评审记录》、汇款证明、信用证和《信用证评审记录》方能制《外贸出口联系单》。
4、  《外贸出口联系单》发放之后不允许随意改动。有特殊情况必须要更改的,需要经外贸部经理同意,并按外贸质量事故处理,填写《外贸质量反馈表》,并做出相应处理。
十、订船:
1、  单证员按外销员书面通知的时间定船。
2、  外销员和跟单员在情况有变动的时候,要及时通知单证员更改船期。
十一、              装箱开票
1、  包装组在规定的时间内完成包装工作,单证员按外销员书面规定的时间联系货代装集装箱,跟单员负责装箱时的记号工作。
2、  装箱完毕后,跟单员负责通知外销员货物的装箱日期及发船日期,并与外销员确认好真实的开票价格,督促外贸统计员开销售票。
十二、              安装
1、  货物到港后,驻外外销员将到港的日期、用户提箱的日期、及派安装工到客户家的日期、安装天数,试车日期、试车情况、安装工离开日期等信息在最快的时间内报于跟单员,跟单员记录后报于外贸部经理。
2、  外销员在签订合同时跟客户对安装工的安装时间、待遇等问题规定清楚。
3、  结合客户的提货时间,安装时间要求等,提前跟公司联系定好具体的安装人员,并发邀请函。
4、  跟单员根据外销员的要求,联系安装队,确定好安装人员,并协助办理签证等出国手续。按外销员的要求的时间安排安装人员出国。
十三、              反馈回访
1、  安装工安装完毕后,由外销员负责跟客户联系,按《外贸用户反馈表》中的内容向客户提出询问,按客户真实的意思填写《外贸用户反馈表》。并测算出顾客满意度。
2、  客户有反馈意见的(包括意见、建议和表彰),要及时填写出《外贸质量反馈表》交公司查出原因,并做出处理。并及时反馈给客户。
3、  外销员每年年底时将所负责的客户进行调查,并填写《外贸客户质量反馈表》。测出顾客满意度。
 
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沙发#
发布于:2013-09-10 11:16
一诺千金。

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