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[我是维尼]细节!你的邮件原来输在了这里… (维尼原创)

楼主#
更多 发布于:2018-11-22 11:22
维尼原创,转载需作者本人授权!违者必究!


贸友常问

维尼,你觉得现在发邮件是不是都没用了?

维尼,客户都不回我邮件,应该怎么办?

维尼,开发信怎么写才能让客户回复呢?

维尼,……

看过很多人的邮件,入职3个月的,工作3年的,还有外贸5年以上的……
当然,外贸工作时间越长的人撰写邮件的能力越强,很多人写的邮件内容基本上都算专业,但是我总是在细节之处看到了他们的问题。

细节不一定决定成败,但绝对影响了事情的好坏。
也许你的邮件和别人就差在了这些细节。

细节一:关于标题

首先我们需要知道,邮件标题的作用是什么?

是为了告知收件人这封邮件要传达的主意。

有很多人的标题这样写:“David,here is Lily from ABC company, We like to introduce you new items”

这个标题这么长,只是说了一个事,就是“我们出新品了” 。

如果是我,我会这么写:“David ,New items for you,  from Lily(ABC)”

还有很多人这样写:“David,Do you want XXX(产品名)?It can make you earn more money! ”

如果是我,我会这么写:“David ,XXX(产品名) can make you earn, Lily(ABC)”,或者“David ,XXX(产品名) would benefit you, Lily(ABC)”。

你注意到2个细节了吗? 我写的标题,简短干练,而且末尾一定会注明Lily(ABC)。

为什么要简短?试想客户一天收到几百上千封邮件,会不会疲劳?冗长的标题引起的视觉疲劳,会自动被略过,那么邮件内容哪怕是精彩绝伦,产品多么切合客户的要求,但是客户没看到也白搭了。

为什么末尾要注明Lily(ABC)原因也很简单,只是想让客户知道是我Lily给他发的,而不是Lucy给他发的。是ABC 公司的Lily给他发的,而不是EFG 公司的Lily给他发的。

这样注明也是方便客户归档和查找邮件,哪天客户突然想起来我发的报价,搜索下Lily(ABC)就能找到我,而不是狂翻邮箱。


细节二:关于邮件内容

你有没有写过邮件内容超过200字?

有?经常?那么,请注意了,如果是我,我会让你精简。

就像贸友Lisa的这封邮件:

Hi Mike,

Glad to know you are on the market for some Car HUD.This is Lisa,factory for Car.

HUD projects car dashboard data(like speed,fuel consumption etc) onto the wind screen.It is a new technology now widely used in car industry.

It devides into 2 types:OBDII and GPS.Former one connected by OBDII cable line and used for cars with OBDII socket(Euro:after 2003,Asian:after 2007,Japan:not available),latter one connected by cigaeatte lighter charger,universal for any cars.

Our HUD exported to many countries,unit price ranges from US$39-US$50 EXW Shenzhen.

All HUD has CE,ROHS,FCC and a 1 year warranty.OEM&ODM both welcome.

Could I sahre you more details if you are interested in?

Looking forward to your reply,thanks.

Best Regards,
Lisa


我让她改,最后精简成这样

Hi Mike,
How are you?
This is Lisa,manufacture for Car.
  
Share a good news with you : XXX is our new items.
HUD used for dashboard display(speed,rpm etc) onto car wind screen.

Can you tell us your idea ? thanks.
  
Best Regards,
Lisa

你发现了什么吗?什么介绍公司,介绍产品证shu的一概删减,那些介绍有用吗?有用,不过不适合出现在第一封邮件,也就是不适合出现在开发信里。

那适合出现在哪里?就是客户回复开发信之后的某一个恰当的时机,例如客户担心质量了。

开发信的原则是精炼,概要,简单,尽量控制在50个字以内。

为什么?还是考虑到客户视觉疲劳的缘故,试想你如果收到一封陌生人的邮件,长篇大论,你能保证不走神地看完吗?或者说,你有耐心看完吗?尤其是在你疲劳的时候。


本部分内容设定了隐藏,需要回复后才能看到



细节三:关于邮件附件

邮件里可以带附件吗?

答案是可以,但是要注意这些问题:

发送多个文件,有没有压缩成一个文件?
附件太大的或者多个文档的,一定要记得压缩成一个文件,第一方便发送,第二保持整齐美观。

给客户发送附件之前,先给自己的邮箱试一试,能不能发送成功?
有的附件超出了邮箱的存储空间,也会接收失败,或者因为其他的原因,先发给自己试试。

有没有给附件重命名?

文件命名默认是数字乱码,例如12a23044.xlsx,这样的文件发过去,客户会不会以为是病毒?注意每一个附件都要重新命名,而且最好有这三个要素:“什么东西”、“谁发送的”、“什么时间”,例如:Price List - Lily (ABC) -181121 。一目了然,客户转手就可以保存起来,无需再次重命名,节省时间,增加客户的好感,也是体现了我们的专业度。

细节四:关于邮件签名档

想让客户记住我们是谁?

签名档必须好好利用

我们发出去的邮件,是否有完整的签名?包括自己的名字、公司名字、座机、传真、手机、公司地址、公司网站等联系方式。

或者简单点,二维码,你用上了吗?

但不管签名档怎么设计,记住,排版要整齐美观,Lily (ABC)要在签名档中再体现一次。大写加粗也好,或者加个颜色也行。

在客户的印象中,要知道这封邮件是Lily(ABC)发来的。

目的只有一个,就是让他记住我,日后想起来,找我方便!

细节影响很多。




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开发信 精简
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