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[索菲]索菲原创:你还在做无效跟进吗?(附案例分析)

楼主#
更多 发布于:2018-05-02 06:55
更多内容请查看:索菲外贸笔记博客 或关注公众号索菲外贸笔记。

本文主旨:

 
1)实例解析跟进邮件中的误区

2)如何用图表简单概况长内容
3)跟进客户里的call to action方式详解
4)怎样才算是有效跟进?(附跟进思路和参考表达)
 
接上一篇商务英语邮件的15个细节(附实例),这一篇进一步讲解下邮件正文内容表述技巧。
 
收到一个叫秋子的女生的付费咨询:
 
看过那么多公众号写邮件,最喜欢你的简短、有力、商务。我写邮件很长,表达意思又不清楚,我想找个老外在我发给客户之前帮我更改邮件,除了告诉他make it short and commercial. 还应该提什么要求呢?

因为当时我很忙,没有回复。而后她发来两个邮件,①是她自己写给她客户的,②是老外帮她改的。
 
她让我帮看他的修改邮件,问我值不值得她付费请老外更改邮件。
 
背景简介:
 

秋子的客户听闻钢材价格下跌,和她打探下中国的行情。想了解下市场价格的波动,进一步考虑采购时机。
 
以下是她的回复:

图片:Pic 1-1.png


 
 
以下是老外修改的回复:

图片:Pic 1-2.png


 
 
我看后,回复:不值得,前后无差。
 
秋子的英语表达是很中国式英语,但老外的更改也只是纠正了一些基础的语法错误。
 
然而,商务英语除了简洁专业,更重要的是意思明确,目的清楚。而在她和老外的邮件里我是看不到这样的意图的。
 
我先从秋子的邮件开始,一段一段修改,边改边讲讲当中的误区:
 
段落1
Hi Jackson,
 
I've told them deliver at your warehouse opening time I hope they will do that. It would be
great if you could tell me after received the cargos :-)
 
索菲点评:
 
这一段秋子想表达的是,货物到客户仓库,希望客户确认给她,是否收到货了。
 
那么进一步的意图呢?不可能闲来没事,写个邮件和客户拉家常吧。在这里开启话题,主要看看客户收到货物的反馈,以及客户是否有进一步的需求。
 
但是这一段的表述,除了累赘之外,也难以体现原有的意图。
 
索菲修改:
 
Hi Jackson,
 
Good day.
 
Please inform when you receive the goods. I would appreciate if you can offer any
further comments. ( 打个简短的招呼。请告知你是否已经收到货,如能进一步反馈,不胜感激)
 
段落2,3,4

Material supplier update price for us at every 1st,11th and 2lth. Steel price has gone
down USD30 per ton at this 11th.
 
Prices of steel soared since the later half of 2016. Comparing to now, it has gone up
approx. USD190 per ton. The most crazy rising period at 2017. The highest
rising price by USD320 per ton.
 
According to our record, steel price trend seems to be gentle since January 2018. In
recent three month, steel price went up or went down at a small range, say
USD15-30 per ton.
 
索菲点评:

这三段她想表达,材料供应商每月初,中旬,下旬都会更新材料价格变动。再者,这两年的材料价格飞涨的厉害,她想列出一些数据让客户心里有数。
 
然而表述很流水账,不专业的表达,加上数据的零乱,会让客户看花眼。
 
索菲修改:

这三段可以用以下两种方式来表述。

1、文字分点概述:

Usually in the early/ middle / late of every month, material cost will be updated by
our sub-suppliers.
每月月初/中旬/下旬,我们的子供应商会更新材料价格。(不需要具体说几号,因为如果迟一天早一天呢?)
 
Following details for steel material cost fluctuation are for your kind
information:
 
将数据/表述的观点用项目符号表述,会更清楚,这是商务英语表达里必备的一个要点。

  • 1.  Steel raw material cost has soared since the next half of 2016. 从2016年钢铁价格就急剧上涨
  • 2.   And it goes up more crazily in 2017. The peak increase is rised
    by USD 320/Ton. 2017年最高峰期涨价了320美金每吨。
  • 3.   According to the material trend diagram, since 2018 it stays
    stable so far.根据材料走势图看,2018年价格目前来说相对稳定。一定要强调是目前来说。之后的行情谁都很难说。
  • 4.   In the recent 3 months, it fluctuated by USD15-30/Ton. 近三个月基本在15-30美金每吨波动。
  • 5.   Like 11th April, steel price has decreased by USD 30/ Ton. 像本月11号价格下跌30美金每吨。
  • 6.   However, current price is very far apart comparing the rates in 2016. The price difference is about USD190/Ton. 但是即便如此,价格和2016年的相比仍然相距甚远,差别了近190美金每吨。这点在老外的邮件里他略去了。
如果仔细看完五点,能看出我的表达和秋子之前的表达顺序有所不同。
 
我以渐进的方式,来让客户明白,即便价格现在波动不大,但是要与2016年的价格相比,大相庭径。这里跟进的意图进一步凸显。
 
2、或者可以用Excel作图,结合图表类型来表述

第一步:列出16/17/18年的钢铁价格,如图:

图片:Pic 1-3.png



第二步: 鼠标选择这两个区域:

图片:Pic 1-4.png



第三步:再点击插入,选择图表数据,比如柱形图:

图片:Pic 1-5.png


 

图片:Pic 1-6.png


 


第四步:完成图表

图片:Pic 1-7.png


 

 
完善好图表信息后,可以和客户说: Attached chart shows fluctuation in the price of steel. 更加一目了然。
 


段落5,6,7

We
expect that it's hard to restore price before first half of 2016. Because Chinese government increasingly emphasize in environment protection.

The above are just our opinion for your information. Hope that would help you know
more about steel price in our market.

We will update steel price on 21th for your information.

索菲点评:

接下来这三段秋子想表述,价格很难维持与2016年上半年一致。且受中国环保潮的影响,她会及时更新市场行情给客户。
 
但她的意图仍旧不是很明显,给客户这些数据,他需要做什么呢?只是接收她的信息动态而已吗,还是她有更深的意图-提醒客户价格下跌时可以早点囤货?
 
除了考虑价格,客户下单当然还有很多因素需要考虑。但是且不管客户下不下单,商务邮件里最重要的一步就是call to action. -即让客户明确,你写给他邮件,他需要付诸的行动。
 
索菲修改:

So, we
cannot honor the original price. But our quote is in line with the prevailing market. Competitive prices can be ensured.
因此我们无法维持原价。但是我们的价格都是符合市场行情的,相当有优势。

China has still implemented the environmental inspection. It will definitely affect
the whole supply chain. 另外中国仍然在执行环保监察行动,这势必会影响到整个供应链。

Please let me know your approx. purchasing quantity this year. And I will update you
the detailed offer for your review. 烦请告知今年大概的采购数量,我会更新更详细的报价供你参考。

索菲解析:

①在商务英文邮件里,应用cannot, 而非can't. 虽然cannot是can't的原形,但cannot更适合用于正式场合,相比之下,can't比较口语化。

②因为客户在观摩市场行情,所以与其被动说我等你进一步消息,或者希望这些信息,让你更了解钢材价格波动,不如提出你需要他付诸行动的请求:请告知采购数量,我好进一步做报价给你。

同时以中国环保潮仍在进展中为由,告诉客户,目前价格虽然下调,但是接下来的变数都不好说。

常常,发完开发信后报完价/客户问完问题/展会后/客户来访后,等等情况都需要进一步跟进。可是,很多人的思维,都被网上各类一板一眼的跟进攻略框住了。

我们不是在做数学题,遵循公式套路就能解题。我们是在和大活人打交道,要有思辨能力,并且要以客户立场出发,去思考他的用意和目的。

关于跟进的主题,我之前也分享过一些了:(要结合自身情况,照搬无误没有用)


索菲原创:从澳洲订单详解报价后跟进技巧
索菲原创:Ella为什么会丢单?(附英文邮件分析)
【新人学堂128课】如何激活不回复的客户?(5个实例解析)
【新人学堂99课】 客户为何不回我?为何迟迟不下单?

今天着重要分享的是call-to-action的跟进方式:

什么是call to action. 简称CTA. 意为行动召唤。在网页设计和APP界面设计里,CTA按钮举足轻重,直接关系到转化率。举几个例子:

图片:Pic 1-8.png




像绿色框里的PLAY FREE. 免费可以玩一把哦,召唤你赶紧尝试。以绿色鲜艳的颜色,凸出来吸引你注意力。

此外还有:加入购物车吧!开始你30天的试用期吧!现在就购买吧!等等的行动召唤。

图片:Pic 1-9.png


 
 

那么,将CTA的营销理念运用到商务邮件里,要怎样做才能发挥出效果呢?

来看看下面2个例子:

1) If you need any further information, please do not hesitate
to ask me.
2) Can we get on call this Tuesday 3PM to discuss further on your preferred proposal?

第一句是不是特别熟悉,在大多数邮件里实属常见:如果你需要进一步问题,请尽管问我。

那如果客户没进一步问你,你是不是需要继续等待或换种方式跟进了?

而第二句,直接和客户发出行动召唤:能否在这周二下午3点进一步电话讨论你更倾向哪个方案呢?

方式明确,时间明确,讨论事宜明确,客户才知道如何回应你。

如果是新建交的客户,则采用之前分享过的句型,先询问客户他/她合适的时间:

  • I'll call you early next week, unless another time frame is better for you.
  • Can I please phone you tomorrow afternoon, or if another day is better. I'll follow up as you suggest.
  • Can I please phone you on Tuesday, unless you prefer another time.
此外,行动召唤的表达还可以体现在以下一些情境:

1) 与其说:Should you have any questions, please feel free to contact me. 有什么问题,请联系我。


不如说:I'll give you a call next Monday to make sure all is clear
to you.
我会在下周一给你电话,确保你清楚一切细节。

2)与其说:Please let me know your thoughts. 请告知你的想法。

不如说:As soon as you advise your chosen model, I'll send you the updated offer. 你这边一选好款式,我会给你更新报价。

3) 与其说:Are you available for a chat? 你有空聊下吗?

不如说:Please advise if you are available for a discussion this Friday at 3PM? 请告知这周五下午3点你是否有空讨论下。

4) 与其说:Which items you like? I look forward to your reply. 你喜欢哪个款式呢?期待你的答复。

不如说:
本部分内容设定了隐藏,需要回复后才能看到

5)与其说:Wish you have a nice weekend. 祝你周末愉快。

不如说:
本部分内容设定了隐藏,需要回复后才能看到

在跟进邮件时,尤其是在最初的阶段,邮件内容一定要包含具体、易懂的行动步骤,引导客户及早做出回应。

关于邮件正文的表述技巧,接下来还会继续以案例方式和大家分享,敬请关注。


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发布于:2018-05-02 07:06
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发布于:2018-05-02 08:12
I believe I can.
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发布于:2018-05-02 08:37
谢谢分享~~~~~~
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发布于:2018-05-02 08:41
谢谢索菲姐姐分享,中午认认真真来学习
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发布于:2018-05-02 09:00
赞wwwwwwwwwww
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发布于:2018-05-02 09:04
66666666~~
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发布于:2018-05-02 09:42
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地心#
发布于:2018-05-02 09:44
每次看了都有新收获
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发布于:2018-05-02 09:55
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干货,学习了
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tjzwy
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能这样毫无保留的估计也就你了 谢谢大神
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Si lo crees, hágalo en realidad.
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Our company was established is 2015.We have a sales team with good ability and sense of good service for our clients. Refrigerants are our main products,The quality and quantity are surely guaranteed,we have our own ISO-TANKS,all size of cylinders and 3 production lines,so OEM is available.
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hhhhhhhhhhhhhh
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谢谢分享
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