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[新人学堂]客户要来验厂了,怎么办?(下篇)

楼主#
更多 发布于:2017-05-03 14:43
验厂的准备和应对
一、 前期准备
1. 尽早向客户要Audit的check list(验厂清单)
最好在客户来公司Audit前一个月拿到,发给品质部门,让他们完成自我评价(Self-assessment)。
注意:自己必须先弄清楚客户的要求,如是否需要递交Evidence?是否必须英文版本?要求的完成日期?准确地传递给品质部门,并及时跟进。


2. 尽早向客户要他们的行程安排(Agenda),制作成公司内部Agenda,发给各相关人员。需要跟各相关人员确认以下事宜:
2.1 到时候用谁的电脑?
2.2 哪些人参加?
2.3 谁当主持? 谁讲解公司介绍等等?
2.4 参观工厂时哪些人必须陪同及参观路线?(参观时间尽量安排在工作时间,如需延后,提前通知行政部、生产部)
2.5 哪些人陪客户用餐?
2.6 去哪里用餐?

二、 验厂前一周的准备
1. 与行政部共同制定详细的接待方案
1.1 车接送
A.从机场接客户:提供客户航班信息给行政部,制作接机牌。驾驶员联系方式,接机用车车牌号。
B.往返酒店与公司:酒店名称与地址,驾驶员联系方式及车牌号,早上酒店大厅集合时间。
C.往返饭店与公司:饭店名称与地址,驾驶员联系方式及车牌号。
D.送客户到机场:提供客户航班信息给行政部,安排合理的时间送客户去机场。驾驶员联系方式及车牌号。
1.2 安排客户食宿
A.酒店住宿预订。需告知客户酒店名称、地址、电话、费用,提供预订确认单。(如果客户来访时间恰逢当地地方盛事,如各类展会会,酒店预订会很紧张,要在客户确认行程后就预订酒店。)
B.午餐及晚宴,提前领导确认好,并预订。最好了解一下客户所在国家的饮食习惯
1.3 其他:制作桌牌、提供滚动欢迎词给行政部、准备纪念品,准备小礼品


2. 与品质部技术部共同探讨客户可能会提到的问题
针对客户已采购、或已经送样品的产品,和技术、品质相关人员讨论有哪些需要注意的问题。如:
①. 目前有哪些量产,送样品,项目前期开发阶段的问题
②. 之前如果发生过投诉,现在是否已经改进?
③. 客户是否提出过特殊要求?
④. 客户参观工厂时,哪些是重点,哪些不需要看,哪些不能看?
⑤. 客户可能会提出哪些问题,如何应答?
⑥. 现场文件、SOP的检查。


三、 验厂前一天的准备
1. 着装
通知参加会议的人员明天正装出席,男士穿西服打领带,女士穿西服套装。
2. 招待用品
通知行政部准备好明天用的茶,咖啡,水果,点心,湿巾等等。
3. 5S
通知各部门彻底做好5S工作,以干净整洁的工作环境迎接客户的到来。如有必要,在客户来的当天早晨再做一次5S。
4. 场地布置
调试投影仪,调试欢迎词、放置桌牌、放置Agenda。
四、 验厂进行时
1. 通知
通知各相关人员在会议室提前集合,带上名片。不能比客户后到会议室。通知行政部做好拍照准备工作。
2. 接待
向驾驶员了解客户是否已经从酒店出发,大概几点几分到公司,通知保安提前打开公司的大门,安排领导及相关人员在楼下大厅迎接客户,带领客户到会议室。
3. 交换名片
公司人员依次走到客户面前,问好,交换名片,自我介绍。
4. 听公司介绍
认真听双方的公司介绍,做笔记。有问题要记录下来。
5. 工厂参观前的准备
根据客户的身材,在参观前准备好参观服,帽子,口罩。
6. 工厂参观
按照之前设计好的路线,带领客户参观工厂。客户有问题要记录下来。
7. Audit
客户会根据之前发给我们的checklist,一条一条的审计。
8. 就餐
8.1 临近就餐时间,结合Audit的进度,安排司机在楼下等候接客户与公司人员去餐厅用餐。
8.2 如果是在公司就餐,必须提前一天通知行政部准备饭菜。
8.3 可以提前一天去点菜,也可以就餐前1小时提前去点菜,也可以现场点菜。点酒水前要询问客户要喝什么。
8.4 用餐前,询问客户需要刀和叉。
8.5 用餐时,不要光顾着吃,要多于客户交流,倒饮料酒水。
8.6 随时观察用餐进度,通知司机在用餐接快近尾声时在餐厅门口等候。
9. 合影留念
一般会选在吃完饭回来或者客户临走前。地点一般在楼下大厅。根据需要,提前通知相关人员在楼下大厅集合。
10. 赠送小礼品
一般会选在工厂参观完回来或者客户临走前。提前把纪念品小礼品给领导,由领导赠送给客户。
五、 Audit后的follow-up
Audit结束后,客户会根据验厂结果会打分,提出公司需整改改进之处。
品质部根据客户的整改要求,进行整改,提供更多的证据,完善checklist。要跟踪品质部尽早按时完成整改和改进,以顺利得到客户的认可,早日拿到订单,实现销售。

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沙发#
发布于:2017-05-03 14:51
做外贸,上Google、上Facebook、上YouTube、上Twitter、上Whatsapp,彻底告别 v n p 软件,请咨询QQ 1664634838
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板凳#
发布于:2017-05-03 15:32
在外贸圈上又发现一个牛人!希望继续分享!
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地板#
发布于:2017-05-03 16:15
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地下室#
发布于:2017-05-20 16:00
做好充分的准备,很重要
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下水道#
发布于:2017-07-21 09:48
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