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[LUXOR的本叔]本叔的商業英語(30) - 郵件之外的BE-PPT的思路

楼主#
更多 发布于:2017-02-28 16:32
这次我们挑战难度,聊一下不能用文字表达的话题:Business Presentation.


我曾经批评过,不要去学英文演讲。我的主要理据是,别未学行先学跑。作为外贸/外资人,你其实不会有太多机会去向群众演讲。先学好了被动反应,再学好主动的思维。。。把这些都master后,才去学用英文「说服」别人。希腊,罗马人的古代教育有演讲这回事,重点是公民教育,并不是我们职场上的「即学即用」成人教育思维。


这次我想说的,不是speech(演讲),而是presentation(简报)。简报的目的有很多样,例如:


-  介绍:你自己,你公司
-  说明一个问题,并提出解决的方案
-  报告发生过的事,总结。。。


很多很多。只要是你想跟别人清楚表达的一件事,而你又认为图文并茂边听边看更加好的话,那你就可以做简报。很多人都知道,「problem solving」本身并没有「report a solved problem」那麽重要。公司越大越是这样。


我是在从没有PPT的年代,已经开始做简报了。讲真,我觉得当时更生动。为什麽?我是用一支笔然后在投影机上的胶片上写和画。一边说到什麽就写什麽,「视觉服务内容」。这样很适合我这种想到什麽就说什麽的人和内容。然而,大约在199X年左右大家都开始用上PPT--第一代的微软PPT真是个创新。Word是改良Wordstar, Wordperfect;Excel是改良Lotus123的,但PPT不是改良什麽,而是独自成型的,成为现像级的产品。在此之前也有人用幻灯片。然而这个字就像录音带一样,成为了历史。


PPT的出现,让我在做整个简报时更有规范。有了PPT,我再也不是想到什麽就说什麽,而是跟著一个已经定好的次序,按定好了的内容去「表演」。对的,我在大学时,老师说PPT是一场表演。这一句话一直影响著我。


国内做PPT的水平近年可说是大有进步了。不久之前,还是一整个页面都是文字。就算是今天,老一辈的讲师们,老师们都还是这样。整个PPT的思维就是像书一样,到那一页时就读出来。这样一来,PPT的确是帮助了他的记忆,也可能让上台的人没那麽怕,但是就毫无表演的感觉了。


近年另一现像级的名词「TED演讲」把这件事推到另一个层次去。18分钟的短讲让人风迷。为什麽是18分钟?这又是另一重点。研究指出,成人的集中能力好像没比baby好上多少。我们能专心听一个人单向说话的时间,其实是非常之短。有说几分钟,也有说只是十来秒。如果利用好那短短的18分钟把事情说好,这是一个技术活。这一点,不管你TED不TED,都是所有简报的重点精神。最开始的几分钟一定要好好地利用!


以上,我们看到了两个PPT的关键字:表演,精短。排除内容是否精彩(这非常重要,但跟演绎方法无关),这两个字大概可以总结PPT的重点了。将来我们会来说说一些案例,但以下我先把一些常见的问题回答一下。


Q:多少页的PPT最合适?
A:这问题没意义。回归基本步,你PPT的目的是什麽,直接影响你的内容,从而影响到整体的长度。如果问题改为「一个给客户看,介绍自己公司的PPT要多少页」反而可以讨论一下。你可以想像一下场景:你的开发技巧成功了,客户问你要一下公司的介绍。你认为他会花多少时间看?会怎样个看法?除非他对你公司非常,万分感兴趣,否则他只会挑他想看的部分来看,例如,产品。而在你的立场,你是希望他看得越多资料越好的,因为这意味著更多了解,更有机会成单。所以,你的PPT一方面要帮他很容易找到他要的资料,另一方面又想让他多看一些他不一定觉得重要的内容。这两点要同时存在。咋整?将来再说吧。这个多少页的问题,结论就是没有结论。不要勉强定一个数,但要把以上所数的因素考虑进去。


Q:「用来看的PPT」与「用来演讲的PPT」有什麽分别?
A:当然有。前者的使用场景就像上面所说的,发了给客户(或要看的人),让他自己看就完事了。PPT要强调「可读性」readiablility,不用有人在旁解释也能自己看懂的。
后者呢?就是在当你在台上时,边说边看的PPT。这一类不追求可读性,看的人可以看不明白,因为他并非supposed单独看PPT就知道是什麽来的。这种PPT什至可以只是几张图片,没有文字,但千万不要一整页都是文字,在台上一字一字读起来。
其实,要是有高超的表达能力,绝对是可以做出两者皆可的PPT来。


Q:PPT要好看的话档案都很大,不方便发给客户,怎麽破?
A:我可以推荐一下一个网站,叫SlideShare,2012年被linkedin领英收购了。这是一个放PPT的平台,可以把你的PPT上传,只发一条URL给客户。老外看到是slideshare一般都敢打开的,不会怕是什麽古怪的网站。这还可以连接你的linkedin帐户,还多一个SNS的渠道。
 
这次我们浅淡邮件以外的BE就到此为止吧。PPT又是另外一套技巧。下次我们细谈「自读性PPT」。

我開了個WX小號:benchucb。歡迎加我。
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    我要代表圈妹奖励你么么哒一个!
    2017-03-01 13:26
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外貿基友團的那個BEN,賣巧克力的那個BEN。微信號:benchuhk
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发布于:2017-02-28 17:09
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发布于:2017-03-01 11:45
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发布于:2017-03-02 10:22
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发布于:2017-07-14 10:05
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发布于:2017-07-16 10:50
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