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[管理技巧]开发信常见问题大剖析

楼主#
更多 发布于:2017-02-23 13:58
开发信一直是外贸人应用最多的开发客户的工具了,对于每天都在做的事情,您有避开以下这些常见问题和雷区吗? 下面是网聚小编整理的几个雷区 希望能给大家一些帮助!


1)邮件写得过长
西方人比较喜欢直截了当 ,没必要过多介绍自己的产品,介绍的往往问题多!当然客户如果有不明白的肯定还会给您咨询,这样你在具体问题详细描述 这样效果可能 会更好一些的!
有的人由于心急,总想让客户对自己的产品感兴趣,所以一鼓脑说了好多好多,给人一定死缠烂打的感觉,让人不厌其烦。如果写的水平高,客户也许还看几眼,如果只是一味的推产品,客户看不了几个字就会关,因为客户每天要看很多开发信,一来没时间,二来你这样强制的让客户看,他会很反感。所以写开发信时一定要言简意赅。


2)没有明确的主题
写开发信 一定要主题清晰  条理清晰 这样 既能方便客户也能 把自己的专业度表现出来!
有的人写开发信,不但长而且散,没有一个不明确的主题,客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。直接吸引客人通过主题去点开邮件,目的就达到了。至于他看了以后有没有反应,就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题:“weare
 the manufacturer of
lights”,又或者“needcooperation”等等,一看就知道是推销信。想想客户的时间是非常宝贵的,他一天要收到N封推销信,能打开看就算不错了,如果让人厌烦,直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信,还是要忍不住打开看看?就要根据之际情况来判断了。



3)长篇大论的公司或工厂介绍      
不要长篇大论  要巧妙嵌入
有人会反问,那是不是完全不写呢?当然不是,如果你的公司有突出的优势,可以写,但是要巧妙的嵌入文章中,这就要看你的水平了,例如,你可以这样写:Wesupply
 solar lights for Home Depot with high quality andcompetitive price.
Hope to cooperate with you!



4)爱炫耀英文水平


这种人很自恋,与其说,他在写开发信,倒不如说他在自我欣赏。特点是总想把文字写得很出彩,各种语法从句层出不穷,还喜欢用冷僻词,最后重点反而被掩盖,其实把简单的东西复杂化很容易,把复杂的东西简单化就不容易了,需要多学多模仿客人的邮件,用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是,“简单简单再简单”,能用一个词表达的绝对不用两个词或短语,能用一句话写清楚的,绝对不写两句。


开外贸开发信要坚持“简洁”、“清楚”、“准确”这六字方针,这就是一封好的Email了。


5)喜欢用奇奇怪怪的字体


为了能让客户注意到自己,很多人总喜欢用很夸张的字体,颜色,甚至放大,加粗,再用斜体等等来搏出彩,说实在的,小编认为这样做真的很low,看上去很不舒服。经常给外国人写email的人会发现,他们写邮件时,很少会用这些形势来写邮件,除了少数的尼日利亚、非洲客人,还真没遇到过别的。


这里说一下,欧美人一般比较常用的字体就是Arial,Verdana,Calibri,Times
 
newroman几种,也有一些用Tahoma字体的,但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色,一般都是黑或者蓝这种很稳的颜色,所以别在一封邮件里出现多种奇奇怪怪的颜色,像彩虹一样,看着眼花缭乱,很不舒服。



如果有客人在邮件里特别加粗,或者大写,或者用红色标注的,肯定是特别重要特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下:


DearC,Please help to send the samples to my HK office BEFORE THISWEEKEND.


Thanks.


Rio


这很明显是客人提醒并强调在周末前寄出!由于内容很短,所以很容易让人记住,但是如果一封很长的邮件,里面详细确认各种规格的时候,突然加了一句要你周末前寄样品,是很容易被忽略的。


6)主动语态用得太多


就是主语用的太多,让人觉得主观意识太强,看的人内心隐约出现抵触心理。如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满We,I之类的人称,相反要多用被动语态。


比如说,我们明天会寄你样品。中国人就会喜欢说We'll
 send you the samples tomorrow.当然这句话没错,但是老外就不一定喜欢。要是他们,通常会这样写:Samples
will be sent to youtomorrow. 用得是被动语态,人称就没有了,很严谨,很真实,不带情感因素。



7)经常会问一些毫无意义的话


比如Do
 youwant
ourproducts?(你想要我们的产品吗?)这句话,是多么没脑子多么傻,没给自己留一点回旋余地,如果客人说No,你怎么回复?。而且本身你是去推销的,你希望客人感兴趣,你要引起客人的兴趣,而不是客人在求你,非你家不可,所以这句话等于一下子就把客人逼到了绝路上,一定要说是或者NO。还有诸如Doyou
 interested in our products? Are you sourcing for *****? How isyour
business recently? Would you like to cooperate with
us?这些都是毫无意义的话,以后最好少出现。



所以写开发信一定要清楚一点,现在是买方市场,是你去求别人,所以在还没有正式沟通之前,最好直接一点,告诉客人你是谁,你做什么,你的优势在那里。只要清楚表述出这3点,就完全足够了。其他的东西如果有机会以后可以慢慢谈。


8)喜欢用附件和图片


有人在初次给潜在客户写开发信时,就想把自己的产品一下子让客人都知道,所以不但插图还加附件,虽然这样做没什么不好,但是第一次发开发信的时候如果加入这些,很容易被国外的服务器拦截的。


还有很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单,或者打包很多产品图片,或者发电子样本给客人,这样的成功率并不高,不是被默认为垃圾邮件,就是直接被客人删了。


如果你真发这些,那就等到新客人主动询价的时候,那你回复的时候,就可以适量的插入报价单或者图片了。所以通常情况下,第一次联系客人的时候最好使用全文本,不要出现任何的图片和附件。


即使是收到客人询价后第一次报价,如果客人没有指定要求,尽量避免用excel或word附件,最好是直接在邮件里简单写明。


9)喜欢插入URL链接


很多人在写开发信的时,喜欢在内容里加上自己公司的网址,或者在签名的下面加上链接,这样做,同样有很大的概率被服务器拦截掉的!最好在客人回复后,第二次给他写邮件的时候插入这些。


10)语气过于生硬


有的人做事很少考虑别人的感受,写开发信时,语气生硬,直来直往,人常言,顾客是上帝,要细心呵护,尤其是现在竞争力这么强的年代,你的情绪会影响客人的决定。邮件本身是比较死板的,在电脑面前阅读那些冰冷的字眼,和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。例如,“Plsgive
 me reply today.”
这句话如果面对面或者电话里通过声音传播,客人不会觉得有什么问题,会很高兴说ok,或者noproblem;但如果放在邮件里,是不是略微生硬了点呢?如果改成"Could
 you please help to give mereply today?" 用的是疑问句,加上could,
help这样的字眼就显得十分委婉,舒服,还明确表达了你准确意愿。



所以"please,help, kindly, could, thank you,appreciate"这样的客套话在邮件来往中多用还是很好的。除非你和客人已经非常熟了,偶尔客套一下即可,平常就可以不需要了。
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这辈子最对不起的就是自己的心了,让它疼了一次又一次。
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沙发#
发布于:2017-02-23 14:12
沙发
传统的B2B平台、展会,竞争压力大,已不能完全占据开发国外客户的主要方式,主动式开发才是新途径,联系QQ3167349103 有最新广交会国外客户采购商资料分享
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板凳#
发布于:2017-02-23 14:19
谢谢分享
来跟一全老师学谷歌SEO和外贸推广吧!
博客: http://www.yiquanseo.com
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地板#
发布于:2017-02-23 16:36
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发布于:2017-02-23 21:25
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下水道#
发布于:2017-02-24 09:49
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地下城市#
发布于:2017-02-24 11:32
感觉自己犯了好多错误,因为第一次工作,谢谢前辈
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地核#
发布于:2017-02-24 14:22
自己的开发信还有改进的空间。
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地心#
发布于:2017-02-24 17:57
很不错的文章
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9重天#
发布于:2017-03-03 18:27
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发布于:2017-03-06 15:16
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