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[学习积累]外贸单证18步全流程

楼主#
更多 发布于:2015-08-19 11:37


外贸单证18步全流程



1.客户询盘:
一般在客户下perchaseOrder之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。
2.报价:
业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜
型等,peroforma Invoice给客户做正式报价。
3.得到订单:
经过洽谈,收到客户正式的订单perchaseOrder。
4.下生产订单:
得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
5.业务审批:
业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计
费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理
审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理
审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。
6.下达生产通知:
业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产。
6.1 如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分
别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证
6.2 如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
6.3 如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。
7.验货:
7.1 在交货期前一周,要通知公司验货员验货。
7.2 如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货
时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8.制备基本文件:
工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。
9.商检:
如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料
。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10.租船订仓:
10.1 如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代
联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一
周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING
ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2 如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择
价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的
船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。
10.3 如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间
,入仓报关要求,等内容。
10.4 向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。
11.安排拖柜:
11.1 货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签
定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓
号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看
装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。
11.2 传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等
,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12.委托报关:
在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天
时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定
仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。
13.获得运输文件:
13.1 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要
求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果
提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
13.3 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
14.准备其他文件:
14.1 商业发票:L/C要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交
货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条
款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。
14.2 FORMA原产地证书:FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C
的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,
提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货
物进行再加工。
14.3 一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间
内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
14.4 装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,
预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传
真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
14.5 装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺
寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱
单的重量,体积要于提单相符。
15. L/C收汇:
15.1 采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行
议付。
15.2 采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文
件寄给客人。
15.3 如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16.业务登记:
每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
17.文件存档:
所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18.收集信息:
单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线等信息,为业务员报价提供帮助。
1条评分, 铜币 +1
  • Q736399980
    铜币 +1
    你这么厉害圈妹造吗!
    2015-11-04 23:47
喜欢8 评分1
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fuyiheng
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沙发#
发布于:2015-08-19 11:41
只是来坐沙发~~
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cn1513251999
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板凳#
发布于:2015-08-19 12:24
谢谢分享
分享的同时,也是一种自学的监督。
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cn1514711661taap
外贸研究生
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地板#
发布于:2015-08-21 08:25
谢谢分享,学习了。
Hebei Taiji fastener group, supply all kinds of bolts, nuts,washers.
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cn1515356576xdjp
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地下室#
发布于:2015-08-21 08:38
用户被禁言,该主题自动屏蔽!
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cn1512612277
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下水道#
发布于:2015-09-25 09:27
谢谢梳理~!
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cn1516152526soat
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地下城市#
发布于:2015-10-31 23:47
写的真好hffzz
还没有
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cn1516148212kwle
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地核#
发布于:2015-11-01 00:42
用户被禁言,该主题自动屏蔽!
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cn1516153815kthi
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地心#
发布于:2015-11-01 13:52
用户被禁言,该主题自动屏蔽!
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cn1515398780uqfs
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9重天#
发布于:2015-11-01 19:21
写的真好hffzz
外贸学习交流QQ516411458
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cn1515322668tkxe
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10楼#
发布于:2015-11-04 23:29
cn1515398780uqfs:写的真好hffzz回到原帖
谢谢
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11楼#
发布于:2015-11-04 23:29
cn1516152526soat:写的真好hffzz回到原帖
谢谢
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12楼#
发布于:2015-11-04 23:30
cn1512612277:谢谢梳理~!回到原帖
谢谢
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13楼#
发布于:2015-11-04 23:30
cn1514711661taap:谢谢分享,学习了。回到原帖
谢谢
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14楼#
发布于:2015-11-04 23:30
cn1513251999:谢谢分享回到原帖
谢谢
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15楼#
发布于:2015-11-04 23:30
fuyiheng:只是来坐沙发~~回到原帖
谢谢
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发布于:2015-11-04 23:47
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